modern workplace

5 axes de transformation des espaces de travail

La transformation digitale des PME qui a débuté dans les outils trouve une extension au-delà des seules machines de travail des collaborateurs en entreprise. En effet, les approches, les méthodes, les espaces de travail eux-mêmes se voient transformés.
Quels sont les facteurs clefs à observer pour garantir la transformation digitale réussie d’une entreprise en 2020 ?

 

Facteur 1 : les outils logiciels

Les suites logicielles sont les éléments instigateurs de la révolution en question. Il s’agit tout d’abord d’assurer la compétitivité de votre entreprise en mettant entre les mains de vos collaborateurs des outils leur permettant de travailler le plus efficacement possible. Cela signifie :

  • Adopter le travail collaboratif simultané, par opposition au fonctionnement différé classique, lorsque nécessaire;
  • Être capable d’améliorer la réactivité de chacun;
  • Ne pas dépendre d’un lieu et d’un équipement particulier pour accomplir les taches attribuées;
  • Pouvoir libérer du temps par l’automatisation de taches sans nécessiter l’intervention chronophage d’une équipe technique.

Une suite telle que Microsoft Office 365 répond parfaitement à un tel cahier des charges. En effet, les fonctionnalités de consultation et d’édition simultanée, sur la base d’une politique de gestion des droits, sont complètement intégrées à tous les logiciels correspondant. Il s’agit en l’occurrence de :

  • Word pour la production de documents textes;
  • Excel pour la production de documents tableurs;
  • PowerPoint pour la production de présentations média;
  • Outlook pour la gestion de la messagerie;
  • One Note pour la prise de notes;
  • Sharepoint pour l’hébergement de documents web;
  • Skype for Business pour la messagerie instantanée et la visioconférence;
  • Microsoft Teams pour la création d’espaces de messageries instantanées en situation de réunion personnalisée;
  • Yammer pour le déploiement d’un réseau social d’entreprise.

Tous ces outils logiciels offrent déjà la possibilité de dessiner une nouvelle tendance, une nouvelle façon de travailler, moteur de la transformation des espaces de travail.

 

Facteur 2 : Le renouveau du matériel informatique au sein d’un moderne worplace

Le “modern workplace” se veut être une conséquence logique des approches proposées par les outils logiciels de la transformation digitale des PME.
Espace de travail plus en accord avec le nouveau rythme et les nouveaux lieux communs de l’entreprise, il s’agit d’un environnement moderne mettant à disposition des collaborateurs des outils alliant efficience, ergonomie et mobilité. Afin de concevoir un tel environnement, vous équiper fait sens. Pensez notamment aux :

  • Ordinateurs fixes et portables;
  • Smartphones;
  • Tableaux numériques;
  • Surfaces intelligentes.

Si un collaborateur passant le plus clair de son temps en bureau aura tout intérêt à disposer d’un classique ordinateur fixe ou portable, il sera vital pour un commercial de disposer d’un smartphone. De la même façon, pour permettre, dans le cadre d’une réunion, à la fois une prise de notes et des allers-retours efficaces entre la discussion et la consultation des données, un tableau numérique n’aura aucun mal à trouver sa place dans votre arsenal d’optimisation de la productivité.

 

Facteur 3 : le cloud pour cheval de bataille

Pour permettre d’interconnecter toutes les machines physiques et tous les documents numériques sur lesquels vos collaborateurs travaillent, le cloud est le centre névralgique de votre modern workplace. Le cloud est d’autant plus important qu’il est la condition sine qua non du travail collaboratif, dont la puissance permet la réactivité qui est à la base même de la compétitivité des entreprises en pleine transformation digitale.

Les données statistiques confirment la prépondérance du dogme du cloud dans l’informatique de gestion d’aujourd’hui :

  • Le cloud représente plus de $383 milliards cette année;
  • Une progression du secteur attendue à 15% courant 2020;
  • Une proportion conséquente de PME recourant au cloud (93%);

Il est donc important que votre solution cloud soit la plus en phase possible avec vos besoins. Couvrir l’hébergement de votre solution logicielle n’est qu’un début. On peut par exemple y intégrer la couche logicielle vous permettant de gérer la téléphonie de votre service client.

 

Facteur 4 : La mobilité, facteur de productivité

Rendue possible aussi par les innovations matérielles de ces 10 dernières années, le cloud offre l’opportunité pour les équipes mobiles d’être au plus près de leur mission afin de servir les intérêts de l’entreprise au mieux. Aussi, penser qu’un collaborateur qui n’est pas assis à son bureau n’est pas productif n’aura jamais été aussi faux.

Dans les situations où le télétravail est nécessaire, le cloud s’impose comme une nécessité. De la même façon, un commercial rendant visite à un prospect a besoin d’accéder aux informations en temps réel transmises par le service client mais aussi le service comptabilité afin d’ajuster sa stratégie d’approche.

 

Facteur 5 : Le recours à un prestataire informatique externe

Si le cloud est clairement devenu nécessaire parce que permettant une certaine adaptation à la complexité nouvelle des réalités de l’entreprise en 2020, son adoption n’est pas automatique. Office 365 intègre Microsoft Word et Excel, cependant, les fonctionnalités collaboratives et l’inter-connectivité ne vont pas forcément de soi.
Il en va de même à des niveaux plus élevés de la hiérarchie où la prise de décision est aujourd’hui plus “data-driven” que jamais, reposant sur des données à haute valeur ajoutée émergeant des tendances dessinées par la masse d’informations que votre solution de cloud récolte à propos de votre activité d’entreprise.
Afin de réussir au mieux cette migration, le recours à un prestataire informatique tel que Axido vous donne l’assurance d’une garantie de résultat. En effet, un prestataire externe déploiera un modern workplace défini sur la base de vos besoins propres. De plus il tiendra compte des perspectives d’évolution constatées de votre structure en suivant un schéma clair :

  • Constatation de l’état des lieux de l’entreprise en terme d’approches logicielle, matérielle et méthodologique;
  • Définition d’une stratégie de digitalisation de l’activité;
  • Déploiement de la solution déterminée;
  • Accompagnement pendant et après son appropriation par les équipes de l’entreprise.
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