Pour accéder à un SharePoint, l’accès aux contenus doit vous être accordé. En effet, les autorisations aux fichiers constituent un élément important de SharePoint Office 365.

Dans un premier temps, il est nécessaire de comprendre le fonctionnement des autorisations, pour ensuite contrôler l’accès aux contenus.

Une fois que vous avez compris le fonctionnement des autorisations, vous pouvez à votre guise modifier et gérer les autorisations pour une liste ou une bibliothèque d’utilisateurs dans le SharePoint.

Il existe plusieurs fonctionnalités pour faciliter la collaboration pour chaque utilisateur.

En effet, la personne détentrice du document peut seulement rendre son document lisible sans pouvoir toucher au contenu de ce document. La fonctionnalité de demande d’accès permet à des personnes de demander l’accès à du contenu qu’elles n’ont actuellement pas l’autorisation de consulter. En tant que propriétaire de site, vous pouvez configurer la fonctionnalité de sorte à vous envoyer un message dès qu’une personne demande à accéder à un site. Vous pouvez alors choisir d’approuver ou de refuser sa demande. Si vous approuvez la demande, vous pouvez également définir le niveau spécifique d’autorisation que vous souhaitez attribuer à l’utilisateur.

Chaque utilisateur peut ensuite, avec les accès qui lui ont été fournis, collaborer, stocker leurs documents et partager les actualités de l’entreprise en interne.