Aujourd’hui, l’esprit d’équipe et la coopération sont au centre de tout projet d’entreprise. Les responsables ont constaté que le travail collaboratif pouvait réduire la pression et optimiser la productivité. Une étude récente réalisée par Ipsos a permis de savoir que 60 % des salariés reconnaissent que le travail collaboratif favorise leur motivation au travail. Si vous souhaitez cultiver la coopération au sein de votre entreprise, découvrez le principe du travail collaboratif et tous les avantages qu’il présente.
Plateforme de travail collaboratif, qu’est-ce que c’est exactement ?
L’utilisation d’une plateforme de travail collaboratif permet de s’organiser autrement. Les barrières hiérarchiques d’une structure classique verticale n’existent plus au profit d’une structure horizontale et décloisonnée.
Les utilisateurs peuvent partager des fichiers, communiquer entre eux, planifier des tâches et des échéanciers, et suivre l’avancement des projets. Ces plateformes permettent aux utilisateurs de travailler ensemble à distance et de s’adapter facilement aux besoins changeants d’une équipe.
Il existe de nombreuses plateformes de travail collaboratif disponibles, chacune avec ses propres fonctionnalités et avantages. Certaines plateformes sont plus axées sur la collaboration en temps réel, comme Google Docs ou Microsoft Teams, où plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur un document ou une feuille de calcul. D’autres sont plus adaptées à la gestion de projet, comme Asana ou Trello, qui permettent de créer des listes de tâches et de suivre l’avancement d’un projet.
Définition plateforme de travail collaboratif
La plateforme collaborative est une solution ou un logiciel qui permet à une équipe de mieux travailler ensemble. Les collaborateurs s’organisent autour de groupes de travail pour mieux gérer un projet. Les plateformes de travail collaboratif mettent à la disposition des utilisateurs des outils de communication comme la solution Teams de Microsoft. Elles comprennent également des outils d’édition et de partage. Les professionnels peuvent ainsi échanger directement sur la plateforme. Les documents sont centralisés et chaque membre de l’équipe peut consulter les reportings et mieux suivre l’évolution du travail.
La plateforme collaborative est un outil qui permet d’exploiter l’intelligence collective en facilitant l’échange entre les collaborateurs. Lorsque les compétences et les connaissances sont mutualisées, l’équipe atteint plus rapidement les objectifs fixés. Elle aide également à réunir les valeurs, les documents, les ressources, les outils informatiques les plus performants et les moyens de communication. Par exemple, Microsoft Office SharePoint est une véritable solution pour les entreprises qui veulent démocratiser le travail à distance.
Quelles sont les plateformes de travail collaboratif ?
Les plateformes de travail collaboratif sont des outils en ligne qui permettent à plusieurs personnes de travailler ensemble sur un projet ou une tâche de manière simultanée. Elles offrent généralement un espace de stockage en ligne pour partager des fichiers, une messagerie instantanée pour communiquer avec les membres de l’équipe, et des outils de gestion de projet pour suivre l’avancement des tâches. Il existe de nombreuses plateformes de travail collaboratif différentes disponibles sur le marché, chacune avec ses propres fonctionnalités et spécificités.
Voici quelques exemples de plateformes de travail collaboratif populaires :
- Google Workspace (anciennement Google Suite) est une suite d'applications en ligne de Google qui comprend Gmail, Google Docs, Google Drive et Google Calendar. Elle permet aux utilisateurs de créer et de partager des documents, des feuilles de calcul et des présentations en ligne, de stocker et de partager des fichiers, et de planifier et de gérer des événements.
- Microsoft Teams est une plateforme de collaboration en ligne de Microsoft qui permet aux utilisateurs de communiquer et de travailler ensemble en temps réel. Elle comprend une messagerie instantanée, une fonction de chat vidéo et audio, et un espace de stockage en ligne pour partager des fichiers. Elle intègre également de nombreuses autres applications de Microsoft, telles que Word, Excel et PowerPoint.
- Asana est une plateforme de gestion de projet en ligne qui permet aux utilisateurs de créer des tâches, de suivre l'avancement des projets et de collaborer avec leur équipe. Elle offre également une messagerie instantanée, un espace de stockage en ligne et des fonctionnalités de gestion de temps.
- Trello est une plateforme de gestion de projet visuelle qui utilise des tableaux et des cartes pour organiser et suivre les tâches. Elle permet aux utilisateurs de créer des listes de tâches et de les attribuer à des membres de l'équipe, et offre également une messagerie instantanée et un espace de stockage en ligne.
- Slack est une plateforme de communication en ligne qui permet aux utilisateurs de communiquer par messagerie instantanée et de partager des fichiers. Elle est souvent utilisée par les équipes pour la communication interne et la collaboration sur les projets.
Il existe de nombreuses autres plateformes de travail collaboratif sur le marché, chacune avec ses propres fonctionnalités et spécificités. Il est important de choisir la plateforme qui convient le mieux aux besoins de votre équipe.
Quels sont les avantages d'une plateforme de travail collaboratif ?
La plateforme collaborative permet à chaque participant de présenter ses idées à tous les membres de l’équipe. Dans le cadre d’un projet, ce système permet de définir le rôle et le niveau d’implication de chacun. Les collaborateurs sont nettement plus conscients de leur engagement. Grâce à la compétition créative qui s’installe naturellement, l’innovation est toujours au rendez-vous.
L’utilisation d’une plateforme de travail collaboratif assure une qualité production. L’intelligence collective garantit de meilleurs résultats comparée à l’individualisme et à la compétition. Grâce aux outils et aux techniques de collaboration sur la plateforme, les équipes travaillent plus vite. Cependant, les collaborateurs doivent s’organiser judicieusement et se discipliner pour gagner du temps, en particulier dans le cadre des réunions de travail. La résolution des problèmes devient plus simple parce que les collaborateurs sont plus engagés et font preuve d’une plus grande réactivité.
Un des autres avantages de la plateforme collaborative est la flexibilité et l’agilité. Les situations difficiles se règlent plus facilement et les salariés sont beaucoup plus motivés. La structuration de la collaboration interne est beaucoup plus simple.
Une plateforme de travail collaboratif présente plusieurs avantages:
- Elle permet de centraliser et de partager facilement des informations et des documents avec une équipe.
- Elle facilite la communication et la coordination entre les membres de l'équipe.
- Elle offre la possibilité de travailler en temps réel sur les mêmes documents, ce qui permet une meilleure efficacité et une réduction des erreurs.
- Elle peut être accessible de n'importe où, ce qui permet aux membres de l'équipe de travailler de manière flexible et de collaborer même à distance.
- Elle peut inclure des outils de gestion de projet et de suivi des tâches, ce qui permet une meilleure organisation et une meilleure visibilité sur l'avancement du travail.
Quelles fonctionnalités privilégier pour sa plateforme collaborative ?
Il y a plusieurs fonctionnalités à prendre en compte lors du choix d’une plateforme collaborative. Voici quelques éléments à considérer :
- Partage de fichiers : La possibilité de partager des fichiers et de travailler dessus en collaboration est essentielle pour de nombreuses équipes. Assurez-vous que la plateforme que vous choisissez permet de partager des fichiers de différents types (documents, images, vidéos, etc.) et offre des outils pour suivre les modifications et les commentaires.
- Communication en temps réel : Les outils de communication en temps réel, comme la messagerie instantanée et les appels vidéo, sont essentiels pour rester en contact avec les membres de l'équipe, qu'ils soient dans le même bureau ou à distance.
- Gestion de projet : Si vous avez besoin de suivre l'avancement des tâches et de gérer les projets de manière efficace, cherchez une plateforme qui offre des fonctionnalités de gestion de projet, comme la création de tableaux Kanban ou la gestion des tâches par calendrier.
- Intégrations : Si vous utilisez déjà d'autres outils dans votre entreprise, assurez-vous que la plateforme collaborative que vous choisissez peut être intégrée avec ces outils. Cela vous permettra de centraliser vos données et de travailler de manière plus efficace.
- Sécurité : La sécurité de vos données est cruciale. Assurez-vous que la plateforme que vous choisissez propose des mesures de sécurité solides, comme l'authentification à deux facteurs et le chiffrement des données.
- Facilité d'utilisation : Enfin, il est important que la plateforme soit intuitive et facile à utiliser pour tous les membres de votre équipe. Si elle est trop complexe, vous risquez de perdre du temps à apprendre à l'utiliser au lieu de travailler de manière productive.
En prenant en compte ces différentes fonctionnalités, vous devriez être en mesure de trouver une plateforme collaborative qui répond à vos besoins et à ceux de votre équipe.
Que favoriser pour le choix de sa plateforme de travail collaboratif ?
Il est recommandé d’opter pour une plateforme collaborative qui vous propose des outils complets et qui vous facilite la vie au quotidien. Avant de choisir une plateforme collaborative, vous devez d’abord déterminer vos objectifs. Ensuite, il faut définir à quoi la plateforme va servir : gestion de projet, mise en place d’une base de connaissance, renforcer l’innovation collaborative, etc.
L’utilisation de la plateforme de votre choix doit s’harmoniser avec la culture de votre entreprise. Il ne faut se contenter de suivre la tendance. Il convient de vérifier si la culture d’entreprise est compatible avec l’ouverture et l’agilité qui découle de l’utilisation d’une plateforme collaborative.
Microsoft Office SharePoint est une plateforme collaborative basée sur le Cloud qui facilite le travail en équipe, même en télétravail. Avec plus de 200 000 utilisateurs à travers le monde, cette solution est idéale pour la gestion de tout le contenu d’entreprise. Elle permet de gagner en productivité. Grâce à l’intégration de la solution d’administration Office 365, cette plateforme collaborative offre un niveau de sécurité élevé, avec de nombreuses fonctionnalités natives qui protègent vos contenus. Vous apprécierez également la solution Teams de Microsoft qui facilite les conversations et les réunions à distance. Les différents collaborateurs internes et externes peuvent échanger en toute sécurité.
Comment choisir la bonne plateforme collaborative ?
Il y a plusieurs éléments à prendre en compte lors du choix d’une plateforme collaborative. Voici quelques conseils pour vous aider à faire votre choix :
- Déterminez vos besoins : Avant de commencer à chercher une plateforme collaborative, prenez le temps de réfléchir à vos besoins en matière de collaboration. Quels types de fichiers avez-vous besoin de partager et de travailler en collaboration ? Avez-vous besoin de fonctionnalités de gestion de projet ? Quels sont les outils de communication que vous utilisez actuellement et qui doivent être intégrés à la plateforme ? En répondant à ces questions, vous aurez une meilleure idée des fonctionnalités à rechercher.
- Consultez les avis des utilisateurs : Lisez les avis des utilisateurs sur les différentes plateformes pour avoir une idée de leurs forces et de leurs faiblesses. Vous pouvez également demander à des collègues ou à des amis s'ils utilisent une plateforme particulière et si elle répond à leurs besoins.
- Essayez plusieurs plateformes : Plutôt que de vous fier à une seule plateforme, il peut être utile d'essayer plusieurs d'entre elles pour voir laquelle convient le mieux à vos besoins. La plupart des plateformes proposent des versions de démonstration ou des périodes d'essai gratuites, ce qui vous permet de les tester sans avoir à dépenser d'argent.
- Prenez en compte le coût : Les plateformes collaboratives ont généralement un coût, même si certaines offrent des versions gratuites limitées. Assurez-vous de comparer les différents forfaits et de choisir celui qui convient le mieux à votre budget et à vos besoins.
- N'oubliez pas la sécurité : La sécurité de vos données est cruciale, surtout si vous partagez des informations sensibles. Assurez-vous que la plateforme que vous choisissez propose des mesures de sécurité solides, comme l'authentification à deux facteurs et le chiffrement des données.
En suivant ces conseils, vous devriez être en mesure de trouver la plateforme collaborative qui répond le mieux à vos besoins. N’hésitez pas à essayer plusieurs d’entre elles avant de prendre votre décision finale.
Quels sont les 5 principaux outils collaboratifs ?
Il existe de nombreux outils de travail collaboratif qui peuvent être regroupés en différentes grandes familles.
Les outils collaboratifs sont des logiciels ou des plateformes en ligne qui permettent aux utilisateurs de travailler ensemble sur des projets, qu’ils soient en face à face ou à distance. Ils permettent de partager des fichiers, de communiquer en temps réel, de suivre l’avancement des tâches et de gérer les projets de manière efficace. Certains outils collaboratifs sont spécialisés dans un domaine particulier, comme la gestion de projet ou la création de contenu, tandis que d’autres offrent une gamme complète de fonctionnalités pour la collaboration.
Parmi les outils collaboratifs les plus populaires, on retrouve des logiciels comme Slack, Asana, Trello et Microsoft Teams, qui permettent aux utilisateurs de discuter et de travailler ensemble en temps réel. D’autres outils, comme Google Docs, permettent aux utilisateurs de créer et de modifier des documents en ligne de manière collaborative. En utilisant ces outils, les équipes peuvent être plus efficaces et atteindre leurs objectifs de manière plus rapide. Voici cinq exemples d’outils populaires appartenant à ces grandes familles :
Suite de productivité : Office 365 ou Google Workspace
Une suite de productivité est un ensemble d’applications de bureau ou en ligne conçues pour aider les utilisateurs à accomplir leurs tâches de manière efficace. Elles comprennent généralement des outils de traitement de texte, de feuilles de calcul, de présentation, de gestion de rendez-vous et de messagerie, ainsi que d’autres fonctionnalités utiles pour la gestion de projet et la communication.
Les suites de productivité sont souvent utilisées par les entreprises et les organisations pour améliorer l’efficacité et la collaboration de leur personnel. Elles permettent de centraliser et de partager facilement des documents et des informations, ainsi que de travailler en temps réel sur les mêmes documents avec d’autres utilisateurs. Elles peuvent également inclure des outils de gestion de projet et de suivi des tâches pour aider les équipes à rester organisées et à travailler de manière efficace.
La suite Microsoft Office est une suite de logiciels de productivité conçue pour aider les utilisateurs à créer et à gérer divers types de documents, de feuilles de calcul et de présentations. Elle comprend des applications telles que Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
Microsoft Office est l’une des suites de productivité les plus populaires et les plus utilisées dans le monde professionnel. Elle offre une large gamme de fonctionnalités et d’outils pour aider les utilisateurs à réaliser leurs tâches de manière efficace. Par exemple, Word permet de créer et de formater des documents de texte, Excel permet de créer et de manipuler des feuilles de calcul, PowerPoint permet de créer des présentations visuelles et Outlook est un client de messagerie et de gestion de rendez-vous.
En plus de ces applications de bureau, Microsoft Office inclut également des versions en ligne de ces outils, qui sont accessibles via le navigateur web et permettent la collaboration en temps réel avec d’autres utilisateurs.
Google Workspace (anciennement G Suite) est également un bon exemple. En effet, il s’agit d’une suite d’applications en ligne proposant des outils de productivité tels que Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets et Google Slides.
Plateforme de communication : Teams ou Slack
Une plateforme de communication est une application en ligne qui permet aux utilisateurs de communiquer et de travailler ensemble de manière efficace. Elle peut inclure des fonctionnalités de chat, de vidéoconférence, de partage de fichiers et de gestion de projets.
Les plateformes de communication, ou souvent appelées de collaboration, sont souvent utilisées par les entreprises et les organisations pour améliorer la communication et la coordination entre les membres de l’équipe, notamment lorsque certains d’entre eux travaillent à distance ou dans des emplacements différents. Elles permettent de créer des espaces de travail virtuels où les utilisateurs peuvent discuter, partager des informations et collaborer sur des projets en temps réel.
Les plateformes de communication peuvent être utilisées de manière autonome ou être intégrées à d’autres outils de productivité, tels que les suites de productivité ou les applications de gestion de projet. Elles sont de plus en plus populaires dans le monde professionnel en raison de leur capacité à améliorer l’efficacité et la flexibilité de travail.
Cette plateforme de collaboration en ligne est proposée par Microsoft et inclut des fonctionnalités de chat, de vidéoconférence, de partage de fichiers et de gestion de projets. Elle est particulièrement utile pour les équipes distribuées géographiquement ou pour celles qui travaillent à distance, car elle permet de rester en contact et de collaborer de manière efficace.
Cette plateforme de communication en temps réel permet aux utilisateurs de discuter avec leur équipe, de partager des fichiers et de travailler avec des applications tierces. Elle est particulièrement utile pour la gestion de projets et la communication au sein d’une équipe. Slack propose également une version gratuite, ce qui en fait une option abordable pour les petites et moyennes entreprises.
Plateforme de gestion de projet : Trello, Asana ou Microsoft Project
Une plateforme de gestion de projet est une application en ligne qui permet aux équipes de planifier, de suivre et de gérer les tâches et les objectifs d’un projet. Elle peut inclure des fonctionnalités de suivi des tâches, de gestion des échéances, de collaboration et de communication.
Les plateformes de gestion de projet sont particulièrement utiles pour les équipes qui ont besoin de mieux organiser leur travail et de suivre l’avancement des tâches et des objectifs. Elles permettent de centraliser les informations et les documents relatifs au projet, ce qui facilite la communication et la coordination entre les membres de l’équipe.
En plus de suivre les tâches et les échéances, certaines plateformes de gestion de projet peuvent également inclure des outils de gestion de budget, de suivi des temps et de gestion des ressources. Elles peuvent également offrir des fonctionnalités de collaboration en temps réel, comme la possibilité de discuter avec l’équipe et de partager des documents en ligne.
Il existe de nombreuses plateformes de gestion de projet différentes disponibles, chacune proposant des fonctionnalités et une interface différentes. Certaines sont plus adaptées à certaines industries ou à certaines tailles d’équipe. Il est important de choisir une plateforme qui convient le mieux aux besoins de votre équipe et de votre projet.
Utiliser une plateforme de gestion de projet peut aider les équipes à travailler de manière plus efficace et à mieux respecter les délais. Cela peut également améliorer la transparence et la visibilité sur l’avancement du projet et permettre aux équipes de mieux s’adapter aux changements ou aux imprévus qui peuvent survenir.
Trello est une application de gestion de projet utilise des tableaux et des cartes pour aider les utilisateurs à suivre les tâches et à collaborer avec leur équipe. Elle est simple à utiliser et offre une vue visuelle claire de l’avancement du projet.
Cette application de gestion de projet propose des fonctionnalités de suivi des tâches, de gestion des échéances et de collaboration en utilisant des tableaux et des listes. Elle est particulièrement utile pour les équipes qui ont besoin d’une meilleure visibilité sur l’avancement de leur travail et de mieux s’organiser.
Stockage et de partage de document : Sharepoint, Drive ou Dropbox
Les plateformes de stockage et de partage de documents en ligne sont devenues de plus en plus populaires ces dernières années, car elles offrent un moyen facile et pratique de stocker, de partager et de collaborer sur des fichiers de tout type (documents, photos, vidéos, etc.) avec d’autres personnes. Parmi les plateformes les plus populaires, on retrouve Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Apple iCloud et Box. Ces plateformes permettent aux utilisateurs de créer et de stocker des fichiers en ligne, de les partager avec d’autres personnes et de collaborer avec elles en temps réel. Elles offrent également la possibilité de synchroniser les fichiers sur différents appareils, ce qui permet aux utilisateurs d’accéder à leurs fichiers n’importe où et à tout moment. En plus de faciliter le partage et la collaboration, ces plateformes permettent également de sauvegarder les fichiers en ligne, ce qui peut être particulièrement utile en cas de perte ou de dommages aux appareils de l’utilisateur.
C’est une plateforme de stockage et de partage de documents en ligne développée par Google. Elle permet aux utilisateurs de créer et de stocker des documents, des feuilles de calcul et des présentations en ligne, ainsi que de partager ces documents avec d’autres personnes.
C’est une plateforme de stockage en ligne qui permet aux utilisateurs de sauvegarder et de partager des fichiers de tout type (documents, photos, vidéos, etc.) avec d’autres personnes. Dropbox offre également des outils de collaboration, comme la possibilité de commenter et de modifier les fichiers en temps réel avec d’autres utilisateurs.
SharePoint est une plateforme de gestion et de stockage de documents en ligne conçue pour faciliter le partage et la collaboration au sein des organisations. Elle permet aux utilisateurs de stocker, organiser et partager des fichiers de tout type (documents, images, vidéos, etc.) avec leurs équipes. SharePoint intègre également des outils de collaboration avancés, comme l’édition et la coédition en temps réel, la gestion des versions, ainsi que des fonctionnalités de workflow et d’automatisation pour optimiser la productivité.
Outil de gestion de la relation client (CRM) : Salesforce ou Microsoft Dynamics
Un outil de gestion de la relation client (CRM) est une application en ligne ou un logiciel de bureau qui permet aux entreprises de gérer les interactions avec leurs clients et de suivre les données clients. Il peut inclure des fonctionnalités de gestion des contacts, de suivi des opportunités commerciales, de gestion des ventes et de service client.
Le CRM est particulièrement utile pour les entreprises qui ont besoin de mieux comprendre leurs clients et leurs besoins, ainsi que pour améliorer leur stratégie de marketing et de vente. Il permet de centraliser les données clients et de faciliter la communication et la coordination au sein de l’entreprise.
Cet outil de CRM en ligne propose des fonctionnalités de gestion des contacts, de suivi des opportunités commerciales, de gestion des ventes et de service client. Il est particulièrement utile pour les entreprises de grande taille et les équipes de vente dédiées.
Microsoft Dynamics 365 CRM (Customer Relationship Management) est une application de gestion de la relation client proposée par Microsoft. Elle permet aux entreprises de gérer les interactions avec leurs clients et de suivre les données clients. Dynamics 365 CRM inclut des fonctionnalités de gestion des contacts, de suivi des opportunités commerciales, de gestion des ventes et de service client.
En utilisant Dynamics 365 CRM, les entreprises peuvent mieux comprendre leurs clients et leurs besoins, ainsi que mieux cibler leur stratégie de marketing et de vente. L’application permet également de centraliser les données clients et de faciliter la communication et la coordination au sein de l’entreprise.
Dynamics 365 CRM est particulièrement utile pour les entreprises de grande taille et les équipes de vente dédiées, car elle offre une vue en temps réel de l’avancement des ventes et des interactions avec les clients. Elle peut être intégrée avec d’autres applications de la suite Dynamics 365 ou avec d’autres outils de gestion de l’entreprise.
