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La plateforme collaborative est un logiciel auquel plusieurs utilisateurs peuvent se connecter en simultané, elle dispose de ressources et d’outils qui permettent de déployer et d’organiser le travail collaboratif.
Une plateforme collaborative est un pilier sur lequel repose la gestion des projets et l’organisation du travail collaboratif. Elle offre de nombreux avantages : gain de temps, centralisation et facilitation de la circulation de l’information, meilleure structure des échanges, etc. Les possibilités offertes par la plateforme collaborative l’ont rendue incontournable auprès de 58% des moyennes et grandes entreprises.
Parmi ces plateformes, Office 365 fait partie des plus déployées auprès des entreprises en France, mais aussi dans le monde. Cet outil permet de gérer, avec la même suite logicielle, de nombreux aspects de la gestion de l’entreprise. Elle prend en charge les feuilles de calculs, visuels, textes. Grâce au centre d’administration office 365, le service informatique peut gérer toute la suite à partir d’une seule console ou tableau de bord.
La plateforme collaborative ou un véritable gain de temps
L’avantage principal d’une plateforme collaborative est le gain de temps, il se traduit par des heures de travail réduites pour de meilleurs résultats. Cela s’explique notamment par la centralisation des informations sur la plateforme et la facilitation de la coordination des éléments impliqués dans le travail collaboratif.
Les différentes parties prenant part au projet peuvent se connecter en simultané et accéder en temps réel aux documents et aux informations dont elles ont besoin pour la réalisation de leurs tâches.
Plusieurs aspects des plateformes collaboratives permettent un gain de temps et donc une meilleure productivité des collaborateurs :
- Les échanges qui se font directement sur la plateforme, sans passer par les e-mails.
- Les différentes parties se connectent en temps réel et interagissent plus facilement.
- La gestion du projet et son suivi sont simplifiés et se font en moins de temps.
- L'accès aux documents et aux informations est facilité.
Une flexibilité accrue avec la plateforme collaborative
La plateforme collaborative a l’avantage de permettre une grande flexibilité dans la réalisation des projets. Cette flexibilité géographique mais aussi temporelle est due à la centralisation des outils mis à la disposition des collaborateurs. Le travail peut alors être fait en coordination avec des collègues situés aux quatre coins du monde. C’est un avantage important, surtout depuis l’expansion du télétravail au sein des entreprises.
La flexibilité du travail entraîne de nombreux avantages, dont la réactivité de la gestion des imprévus. La disponibilité des informations et des documents en temps réel et les interactions possibles entres les parties prenant part au projet permettent de gérer efficacement les situations de crise et les imprévus tout en ayant un suivi détaillé de l’avancement du projet. Avec ces plateformes, les salariés peuvent travailler d’où ils veulent, quand ils veulent et certaines solutions permettent même une utilisation multi-supports sur ordinateur, tablette ou même smartphone.
Fluidifier la communication et le partage grâce à la plateforme collaborative
Le principe du travail collaboratif met en relation des personnes issues d’horizons différents et qui ont bénéficié de formations et d’expériences professionnelles antérieures différentes. Les plateformes collaboratives telles que les solutions teams de Microsoft Office 365, leurs permettent de communiquer de façon fluide et de mieux partager leurs connaissances, permettant ainsi de profiter au mieux des compétences et des capacités de chacun.
L’acquisition de nouvelles compétences et l’amélioration des connaissances des différents collaborateurs grâce à la mise en commun des connaissances et des informations via des outils tel qu’Office Sharepoint fait partie des nombreux avantages de la plateforme collaborative.
Les informations et les données communiquées auxquelles les collaborateurs ont accès en temps réel, permettent de faire un suivi détaillé de l’avancement du projet.
Fiabiliser et sécuriser les flux de données
La sécurisation des informations et des données des entreprises est un enjeu majeur auquel les plateformes collaboratives répondent de façon efficace. En effet, les données qui circulent au sein de la plateforme collaborative sont cloisonnées et sécurisées, cela permet de restreindre l’accès aux informations confidentielles de l’entreprise aux utilisateurs autorisés.
Les données et les documents importants sont regroupés dans la plateforme collaborative, cela permet aux collaborateurs prenant part au projet d’y accéder à tout moment de façon sécurisée, sans avoir à passer par l’envoi d’e-mails, ce qui pourrait augmenter le risque des fuites.
Un autre avantage de la plateforme collaborative est l’amélioration de la fiabilité des informations qui circulent au sein de l’entreprise. Cela est principalement dû au suivi en temps réel du projet par les différentes parties qui ont accès aux documents et aux informations tout au long de son avancement.
