Pourquoi choisir Microsoft Exchange Online ?
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Aussi ennuyeux que le courrier électronique puisse être lorsqu’il est mal utilisé, et malgré le fait qu’il soit le principal canal de la cybercriminalité, il est un élément essentiel de la conduite des affaires. La manière dont vous faites parvenir vos courriels à votre organisation est donc une décision importante : choisissez-vous votre propre serveur ou déplacez-vous tout sur le cloud ? Pour maintenir une communication efficace avec les clients et les prospects, les organisations ont besoin d’une solution de messagerie fiable et sécurisée telle que Microsoft Exchange Online. Tout savoir sur cette solution dans cet article.
Qu’est-ce que Microsoft Exchange Online ?
Tout savoir sur Microsoft Exchange Online
Microsoft Exchange online fait partie de suite Office 365 et vous permet sur internet de pouvoir consulter vos mails ainsi que vos calendriers et ainsi les partagés avec vos collaborateurs. Il s’agit donc bien d’un service de messagerie électronique pour professionnel vous permettant d’échanger avec vos collaborateurs et vos clients.
Mais ce n’est pas tout, Microsoft Exchange online vous permets aussi de créer des automatisations et des-vous permettant de gagner un temps conséquent sur les éléments les plus simples. De ce fait vous vous concentrez sur l’essentiels et optimiser ainsi votre fonctionnement. Faisant partie intégrante de la suite office 365, exchange est un outil Microsoft de qualité permettant de gagner en flexibilité.
L’un des avantages réside aussi dans le fait que Exchange Microsoft 365 propose une version gratuite permettant l’envoi de simple mail et la création de quelques tâches. Une messagerie professionnelle complète.
Sa puissance réside dans l’intégration et l’harmonisation de votre entreprise pour maximiser le collaboratif.
Comment fonctionne Microsoft Exchange ?
Microsoft propose Exchange en tant qu’offre SaaS (logiciel en tant que service) appelée Exchange Online. Il est disponible en tant que service autonome ou dans le cadre de la suite Office 365. Les utilisateurs finaux se connectent à Exchange Online via le client Outlook ou Outlook sur le Web. Les administrateurs disposant d’autorisations d’administrateur Office 365 configurent et gèrent le service. Microsoft propose Exchange en tant que service hébergé pour réduire le travail administratif associé aux déploiements Exchange sur site.
Les organisations paient des frais récurrents (par utilisateur, par mois) pour Exchange Online, soit en tant qu’offre autonome, soit dans le cadre d’une suite Office 365. Il existe deux plans autonomes.
Exchange Online Plan 1 (4 $ par utilisateur, par mois) :
offre une messagerie professionnelle sécurisée et disponible, avec une boîte aux lettres de 50 Go par utilisateur.
Exchange Online Plan 2 (8 $ par utilisateur, par mois) :
s’appuie sur le plan 1 et comprend 100 Go de stockage, une messagerie vocale hébergée et une fonctionnalité de prévention des pertes de données.
Voici quelques-unes des fonctionnalités que les utilisateurs obtiennent en utilisant Microsoft Exchange Online :
- Centre d'administration Web : Le centre d'administration Exchange est une interface Web conviviale qui vous permet de gérer efficacement votre organisation ou votre société informatique.
- Capacités de sécurité : Exchange Online contient des outils intégrés qui vous aident à protéger vos informations. Profitez de fonctionnalités de sécurité avancées telles que la protection anti-malware et anti-spam pour vos boîtes aux lettres.
- Facilité d'entretien : Permettez à vos utilisateurs d'accéder à distance aux e-mails, aux contacts, au calendrier et à d'autres tâches depuis n'importe où sur tous les principaux navigateurs et sur plusieurs appareils.
- Fonctionnalités d'archivage : Bénéficiez de fonctionnalités d'archivage avancées qui permettent aux administrateurs d'exécuter une boîte aux lettres d'archivage en plus de la boîte aux lettres principale habituelle. Cela améliore votre sécurité en offrant à vos utilisateurs un endroit sécurisé pour conserver toutes leurs données critiques.
- Prévention des pertes de données : Microsoft Exchange Online est équipé de fonctionnalités de prévention des pertes de données. Ces fonctionnalités permettent d'empêcher vos employés d'envoyer par erreur des données cruciales de l'entreprise à des tiers non autorisés. Des fonctionnalités telles que des capacités de récupération de données, des serveurs globalement redondants et une équipe d'experts en surveillance de la sécurité 24h/24 et 7j/7 garantissent qu'Exchange Online est capable de protéger vos données sensibles.
- Intégration Outlook : Bénéficiez d'une meilleure expérience de messagerie prenant en charge l'accès hors ligne avec l'intégration d'Outlook.
- Calendriers partagés, contacts et gestion des tâches : Microsoft Exchange Online prend en charge des fonctionnalités de planification personnelle, de groupe et de ressources qui s'intègrent de manière transparente avec les e-mails, les contacts et les tâches. Vos employés peuvent partager les détails de leur calendrier ou afficher plusieurs calendriers simultanément, ce qui leur permet de programmer des réunions pendant les heures d'ouverture partagées.
Pourquoi choisir Microsoft Exchange Online ?
Avant de choisir une solution, il est préférable d’en connaître ses avantages et ses inconvénients.
Les avantages à choisir Microsoft Exchange Online
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Les plateformes en ligne permettent de générer de nombreux avantages en particulier sur les infrastructures informatiques. La migrer vers une solution cloud avec l’intégration de one-drive ou en ligne est relativement simple. L’hébergement étant à distance le stockage via les datacenters génère moins de coûts constant. Allons plus loin sur les avantages de Exchange online.
Disponibilité garantie
Notre partenaire Microsoft offre un temps de fonctionnement garanti de 99 %, de sorte que votre service devrait être disponible pratiquement à tout moment. Grâce aux seveurs haute-disponibilité, votre messagerie exchange est en continuel fonctionnement.
Coûts prévisibles
Choisir Microsoft Exchange Online, c’est choisir un service par abonnement. Vous avez des coûts initiaux peu élevés et vos dépenses mensuelles pour votre service de courrier électronique sont faciles à prévoir. Cette approche vous permet de mieux planifier votre budget, car vous connaissez à l’avance les coûts associés à la solution de messagerie.
Pas besoin de serveur
Vous n’avez pas besoin d’acheter ou de maintenir votre propre serveur, ce qui vous fera gagner du temps et de l’argent. En tant que service dans les nuages, vous n’avez pas à vous soucier des mises à jour d’Exchange Online, car Microsoft s’en occupe automatiquement. Vous pouvez vous concentrer sur vos activités principales sans vous soucier de l’infrastructure sous-jacente.
Scaling à la vitesse de l’éclair
La mise en place de nouvelles boîtes aux lettres dans Exchange Online est rapide et facile. Si votre entreprise connaît une croissance rapide ou si le roulement de personnel est élevé, cette souplesse peut être précieuse. Ce services cloud est très flexible et permet aux services informatiques de pouvoir en tout agilité s’adapter aux besoins tout en limitant le temps de développement et donc les charges de travail non essentiels, et cela grâce à la dimension online.
Sécurité optimale
Exchange Online propose une authentification à plusieurs facteurs, qui réduit considérablement les risques d’accès non autorisé à vos comptes d’utilisateur. En effet l’un des avantages du cloud computing est sa capacité à segmenter les éléments pour limiter les risques de cyberattaques, de la simple authentification jusqu’a la protéction des centres de données.
Accès à Office 365
Bien que vous puissiez choisir Microsoft Exchange Online seul, il fait partie intégrante de la plupart des plans d’entreprise d’Office 365. Cette intégration avec Office 365 offre un accès transparent à d’autres outils Microsoft, renforçant ainsi la collaboration et l’efficacité au sein de l’entreprise. Exchange Online s’intègre parfaitement dans vos infrastructures cloud, offrant une expérience utilisateur homogène.
Les inconvénients de Microsoft Exchange Online
Peu d’inconvénient sur ce type de plateforme, en effet la dimension service cloud allége grandement les processus et les mises en place limitant la dépense de budget ainsi que la mise en place de bien matériel parfois long et difficile à mettre en place. De ce fait la liste est bien grande que pour les précédents paragraphe, un bon signe d’évolution donc.
Manque de contrôle
Inévitablement, vous renoncez à un certain contrôle lorsque vous utilisez un service de cloud computing de quelque nature que ce soit. Vous ne pouvez généralement pas déterminer où vos données sont hébergées ni sur quel matériel. De ce fait vous ne gérer l’infrastructure que par le bien des solutions cloud mises en place. En revanche vous proditez d’une évolutivité permanente sur les solutions logicielles, de stockage, et d’hébergement.
Coûts permanents
Vous économiserez de l’argent en n’ayant pas à acheter de serveur, mais choisir Microsoft Exchange Online s’accompagne de frais permanents. Selon la taille de votre entreprise, il peut s’avérer plus coûteux qu’un serveur sur site. En effet les abonnements annuel ou mensuel vous permettent d’anticiper vos coûts tout en lissant sur les années les dépenses liés au logiciel de boite-aux-lettres professionnel évitant ainsi les coûts inattendu ou dû à des sinistres divers.
Comment l'utiliser ?
Lors de l’exploitation de Microsoft Exchange Online pour répondre à vos besoins de communication professionnelle, il est essentiel de comprendre non seulement les fonctionnalités de base, mais également les aspects cruciaux tels que la connexion, l’intégration à d’autres systèmes cloud Microsoft, et la mise en place d’une stratégie efficace de sauvegarde et de récupération des données.
Comment se connecter à Microsoft Exchange Online ?
Comment l'intégrer ?
Exchange Online peut être intégré à d’autres systèmes cloud Microsoft tels qu’Azure, Office 365 et Skype Entreprise. L’interface de tous ces systèmes est basée sur la même que celle des systèmes Windows 10 et Windows 11, ce qui offre à l’utilisateur une expérience similaire à celle qu’il a avec le système d’exploitation Microsoft. De plus, l’intégration d’Office 365 fait d’Exchange Online un système collaboratif robuste et complet en incluant la possibilité de réviser les documents joints et de les convertir en documents collaboratifs.
Cependant, d’autres applications telles que Google Apps for Work incluent à la fois la gestion du courrier et du calendrier en standard, ainsi que des options de préparation collaborative de documents, ainsi que d’autres outils utiles dans les environnements professionnels.
Comment sauvegarder et récupérer ses données ?
Lorsque vous utilisez Microsoft Exchange Online pour gérer vos communications professionnelles, il est essentiel de comprendre comment mettre en place une stratégie efficace de sauvegarde et de récupération des données. Même si Exchange Online est un service cloud robuste et fiable, il est crucial de prendre des mesures pour protéger vos données contre la perte accidentelle ou les incidents imprévus.
Planifiez des sauvegardes régulières : Déterminez la fréquence à laquelle vous souhaitez sauvegarder vos données Exchange, y compris les boîtes aux lettres, les calendriers et les contacts. Une planification régulière garantit que vos données sont constamment protégées.
Choisissez un emplacement de stockage sécurisé : Assurez-vous que les données sauvegardées sont stockées dans un emplacement sécurisé en dehors du cloud d’origine. Vous pouvez opter pour un stockage sur site ou dans un autre service cloud dédié à la sauvegarde.
Testez la récupération : Effectuez régulièrement des tests de récupération pour vous assurer que vous pouvez restaurer efficacement vos données en cas de besoin. Les tests de récupération vous permettent de vérifier que votre stratégie de sauvegarde fonctionne comme prévu.
Automatisez le processus : Utilisez des solutions de sauvegarde automatisées pour simplifier le processus. L’automatisation garantit que les sauvegardes sont effectuées de manière cohérente et réduit les risques d’erreurs humaines.
Sensibilisez les utilisateurs : Informez les utilisateurs de l’importance de ne pas supprimer définitivement des données importantes, car elles peuvent être récupérées à partir des sauvegardes. Fournissez des directives sur la gestion des données sensibles.
Le comparatif entre Outlook, Exchange et Gmail
La gestion efficace des communications électroniques est cruciale pour toute entreprise, et le choix entre différentes solutions telles que Outlook, Exchange et Gmail peut être déterminant. Comprendre les nuances entre ces services permet de choisir la solution adaptée à ses besoins.
Quelle est la différence entre Outlook et Exchange ?
Exchange Online est le service d’hébergement de messagerie et de calendrier propriétaire de Microsoft, tandis qu’Outlook est un client de messagerie de Microsoft. Les deux services fonctionnent en complément l’un de l’autre. Microsoft Outlook fait partie de la collection de programmes et de logiciels Office 365. Il permet aux utilisateurs de gérer leur carnet d’adresses, leur calendrier, leurs contacts, leurs e-mails et leurs tâches, le tout en un clin d’œil.
Vous trouverez ci-dessous un tableau des différences entre Microsoft Exchange Online et Outlook :
| Caractéristiques | Échange Online | Microsoft Outlook |
|---|---|---|
| Qu’est-ce que c’est | Exchange Online est une solution de serveur de messagerie de Microsoft. | Microsoft Outlook est un client de messagerie qui agit comme un gestionnaire d’informations personnelles. Outlook fait partie de la suite Office 365. |
| Ce qu’il fait | Exchange Online permet un envoi plus rapide, plus efficace et sécurisé. | Microsoft Outlook permet de conserver des enregistrements de courrier électronique et de gérer des systèmes cruciaux tels que les messages et les calendriers. |
| Comment y accéder | Exchange Online est accessible à distance via des navigateurs Web ou sur des serveurs. | Microsoft Outlook est accessible directement depuis le bureau |
| Nécessite-t-il une installation | Exchange Online nécessite une installation | Microsoft Outlook ne nécessite pas d’installation |
Le comparatif de Microsoft Exchange Online et Gmail Online
Les points communs des services de messagerie
Microsoft Exchange et Gmail Online sont tous deux d’excellents services de messagerie hébergés qui ont de nombreuses fonctionnalités commerciales clés en commun. Ces deux plates-formes offrent la possibilité d’utiliser un domaine personnalisé pour vos comptes de messagerie, facilitant ainsi une présence professionnelle personnalisée. De plus, ils permettent un accès à plusieurs comptes de messagerie via une seule connexion, simplifiant la gestion des communications. En termes de sécurité, tant Gmail que Exchange mettent en œuvre une authentification à deux facteurs, renforçant la protection des comptes. En outre, les deux services incluent des calendriers et des carnets d’adresses intégrés, fournissant des outils indispensables pour rester organisé et productif au travail.
Les différences entre les deux outils
Gmail se distingue comme un choix attractif pour les entreprises axées sur la réduction des coûts, surtout lors de la transition vers le logiciel de bureau G Suite de Google. Si l’adoption d’une nouvelle suite bureautique n’est pas nécessaire, les tarifs de Gmail deviennent une option économiquement intéressante.
D’un autre côté, Microsoft Exchange Online se révèle être la solution privilégiée pour les entreprises utilisant Outlook comme client de messagerie. Notamment, il s’avère être la meilleure option pour celles qui manipulent des données sensibles. En effet, Google utilise les données transitant par Gmail à des fins de ciblage publicitaire, tandis que Microsoft assure la confidentialité des données dans Exchange et garantit la conformité totale avec la loi HIPAA. Cette différenciation cruciale fait d’Exchange un choix sécurisé et conforme aux normes réglementaires, ce qui peut être essentiel pour les entreprises traitant des informations sensibles.
Ainsi, la transition vers Microsoft Exchange Online peut être un pas significatif pour renforcer la productivité et la collaboration au sein de votre entreprise. Choisir Microsoft Exchange Online avec Axido pour votre entreprise signifie opter pour une solution complète, fiable et sécurisée. Avec une disponibilité garantie de 99 %, des coûts prévisibles, et une flexibilité d’évolution rapide, Exchange Online offre bien plus qu’un simple service de messagerie.
Axido se positionne en tant que partenaire stratégique pour faciliter votre migration vers Microsoft Exchange Online. Nos experts comprennent les défis de la migration vers le cloud et personnalisent leur approche pour répondre à vos besoins spécifiques. De l’évaluation de votre infrastructure à la conception d’un plan de migration sur mesure, nous assurons une transition sans tracas.
Exploitez les avantages d’une solution tout-en-un avec Exchange Online, bénéficiez de la sécurité optimale, et renforcez la collaboration au sein de votre entreprise. Faites le choix d’une solution évolutive, maximisez votre productivité avec Microsoft Exchange Online, et confiez votre transition à l’expertise d’Axido.
