L’archivage Exchange Online est une solution d’entreprise intégrée à Microsoft 365, qui aide à gérer, archiver et protéger les données de messagerie efficacement et en toute sécurité. Idéale pour ceux utilisant Microsoft Exchange Server ou abonnés à certains plans Exchange Online ou Microsoft 365, elle offre une capacité de stockage illimitée. Ainsi, les utilisateurs peuvent archiver leurs emails sans se préoccuper des limites d’espace.
Cette solution excelle non seulement dans l’archivage des données mais s’avère également indispensable pour maintenir la conformité réglementaire, faciliter la découverte électronique (eDiscovery) et sécuriser les informations sensibles. Nous explorerons ses fonctionnalités, la configuration, et partagerons des astuces pour en maximiser l’efficacité. Il suffit d’exploiter vos serveurs exchange office 365.
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Comprendre les Fonctionnalités d'Archivage Exchange Online
Conservation et protection des données
L’archivage Exchange Online propose une solution robuste pour la conservation et la protection des données de messagerie. Les emails archivés sont sauvegardés dans un emplacement sécurisé, distinct de la boîte de réception principale, ce qui optimise l’espace de la boîte active tout en sécurisant les données.
Les archives sont répliquées sur plusieurs bases de données dans des centres de données géographiquement dispersés de Microsoft, offrant une haute disponibilité et une protection contre les pertes de données. Les administrateurs ont la capacité de définir des stratégies de rétention personnalisées, permettant ainsi de gérer la période de conservation des courriels dans l’archive avant leur suppression définitive, facilitant la conformité aux réglementations en vigueur.
Recherche et récupération
Grâce à l’archivage Exchange Online, la recherche et la récupération des emails archivés deviennent des tâches simplifiées. Les utilisateurs accèdent à leur archive via Outlook ou Outlook Web, de la même manière que leur boîte principale.
Il est tout aussi facile de rechercher et gérer les emails archivés que ceux dans la boîte de réception active, assurant une récupération rapide des éléments supprimés. En effet, ces derniers sont déplacés vers un dossier de récupération où ils restent pendant 14 jours avant leur suppression définitive. De leur côté, les administrateurs peuvent automatiser le transfert des emails vers l’archive, basé sur des critères tels que l’ancienneté des messages, optimisant ainsi la gestion des emails.
Conformité et eDiscovery
L’archivage Exchange Online est conçu pour faciliter la conformité réglementaire et supporter les processus eDiscovery. Cette plateforme permet une gestion efficace de la collecte et production des preuves, essentielles dans les contextes légaux.
Les emails archivés peuvent être intégrés dans les recherches eDiscovery, permettant ainsi aux équipes de conformité de localiser rapidement les informations requises. En outre, Exchange Online assure une sécurité renforcée, tant sur le plan physique que numérique, des données, garantissant la protection contre les accès non autorisés et la perte d’information, et renforçant la sécurité des informations sensibles.
Configurer l'Archivage Exchange Online
Activation de l'archivage dans Exchange Online
Pour mettre en place l’archivage Exchange Online, les administrateurs système doivent tout d’abord accéder à l’adresse du Centre d’administration Exchange (EAC) via un navigateur web. Ensuite, utiliser les identifiants de leur compte d’administrateur global pour se connecter. Cela leur permettra d’accéder à la suite des outils nécessaires à l’activation de l’archivage.
Une fois sur l’écran principal de l’EAC, ils doivent cliquer sur la rubrique « Recipients » puis « Mailboxes ». Après avoir sélectionné le destinataire concerné, il faut cliquer sur le bouton « Others » puis choisir l’option « Manage mailbox archive » dans le menu contextuel. Cela ouvrira un nouveau tutoriel permettant d’activer la fonctionnalité « Mailbox archive » et de sauvegarder les paramètres configurés.
L’opération de création de la boîte aux lettres d’archivage peut nécessiter un certain temps. En alternative, l’utilisation d’Exchange Online PowerShell est recommandée pour activer l’archivage sur plusieurs boîtes aux lettres de manière simultanée. Une fois connecté à Exchange Online PowerShell, il suffit d’exécuter les instructions adéquates pour activer ou désactiver l’archivage des boîtes aux lettres.
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Paramétrage des politiques d'archivage
En complément des politiques d’archivage, il est recommandé de configurer des règles d’accès à l’aide d’une authentification forte basée sur le protocole SSL pour garantir la sécurité des données. Les administrateurs peuvent en outre ajouter des permissions personnalisées et un calendrier de maintenance pour une surveillance optimale.
De plus, il est possible de personnaliser le client d’archivage en ajustant les politiques de rétention pour chaque utilisateur ou groupe. Par exemple, ils peuvent ajouter une description plus claire des critères de rétention pour une gestion des données plus fine.
Surveillance et maintenance de l'archive
Une surveillance et maintenance régulières de l’archive sont indispensables pour assurer l’accessibilité et la sécurité des données stockées. Les administrateurs doivent contrôler fréquemment l’état des archives pour vérifier l’application correcte des politiques de rétention. Cette surveillance peut s’effectuer via le Centre d’administration Exchange, où les administrateurs peuvent également identifier et rectifier rapidement toute anomalie.
Par ailleurs, il est impératif de tenir à jour les configurations liées à la sécurité et à la conformité, y compris les paramètres d’authentification, les règles de transport, et les politiques de conservation. Grâce aux fonctionnalités d’audit intégrées à Exchange Online Archiving, les administrateurs ont la capacité de suivre les activités au sein des archives et de détecter les accès non autorisés.
Meilleures pratiques et conseils pour optimiser l'usage de l'archivage Exchange Online
Intégration avec d’autres outils Microsoft
En utilisant des logiciels comme Microsoft Teams et OneDrive, il est également possible d’ajouter des emails archivés directement dans les discussions Teams ou les associer à des documents sur OneDrive. Ainsi, l’intégration de l’archivage Exchange Online avec ces outils en fait un puissant levier d’efficacité et de collaboration.
L’unité avec des outils tels que Microsoft Teams et OneDrive est également bénéfique. Elle assure une gestion transparente des communications et des documents. Relier les emails archivés à des conversations dans Teams ou à des documents dans OneDrive enrichit la collaboration et l’efficacité de la recherche d’informations.
Gestion des accès et des autorisations
La sécurité et la conformité des archives nécessitent une gestion stricte des accès. Les administrateurs doivent s’assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux archives, en attribuant des rôles spécifiques comme « Exchange Administrator », « Organization Management », ou « Compliance Management ». Ces rôles précis délimitent clairement les niveaux d’accès et de contrôle, protégeant les données contre tout accès non autorisé.
Il est essentiel de surveiller constamment les activités au sein des archives et de mettre en place des alertes pour déceler tout accès ou modification suspecte. Grâce aux fonctionnalités d’audit d’Exchange Online, les administrateurs peuvent suivre les opérations sur les archives et détecter d’éventuels problèmes de sécurité.
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Planification de la capacité de stockage
Il est également judicieux pour l’administrateur d’ajouter des alertes de capacité de stockage, qui seront déclenchées lorsque la limite approche, pour éviter toute saturation et maintenir une performance optimale de l’archivage.
Activer l’archivage à extension automatique est une stratégie avisée, car elle procure un espace de stockage supplémentaire de manière automatique une fois la capacité initiale de 100 Go atteinte, jusqu’à 1,5 To. Cette pratique évite les soucis de limitation de capacité, assurant une accessibilité continue des archives sans interruptions.
Conclusion
L’archivage Exchange Online représente une solution complète et sécurisée pour l’archivage, la gestion et la protection des emails. Cette solution, entièrement basée sur le cloud, élimine le besoin d’investissement dans des serveurs physiques supplémentaires, permettant ainsi de réduire les coûts liés au matériel et à sa maintenance.
Cette adresse de messagerie centralisée est compatible avec différents clients de messagerie et prend en charge à la fois les protocoles POP, IMAP, et SMTP pour l’envoi et la réception de courrier. Ainsi, que vous utilisiez Outlook, Gmail ou un autre client de messagerie, vous pourrez facilement accéder et gérer votre correspondance.
La parfaite intégration avec d’autres solutions Microsoft, telles que Microsoft Teams et OneDrive, stimule la collaboration et facilite la recherche de documents et d’informations essentielles. Opter pour une migration vers Exchange Online permet aux entreprises de booster leur productivité, de simplifier leurs processus opérationnels et de renforcer la sécurité des données. Il est temps d’explorer cette solution et de bénéficier de ses multiples avantages pour votre organisation.
