Quel est le principe du travail collaboratif ?
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Vous avez envie d’accélérer la collaboration au sein de votre entreprise ? De simplifier la gestion de projet et de valoriser l’esprit d’équipe ?
Il est de temps de rédéfinir l’implication de chacun et d’encourager le travail collaboratif au travers d’outils mis aussi de l’instaurer dans la culture d’entreprise.
Les avantages seront nombreux : gain de productivité face à une concurrence de plus en plus accrue, regain d’innovation, meilleure QVT (Qualité de Vie au Travail), …
Dans cet article, nous vous donnons les clés pour comprendre concrètement ce qu’implique le travail collaboratif et comment le mettre en place !
Quels sont les objectifs du travail collaboratif ?
Le principe du travail collaboratif est important pour les organisations, en particulier dans un monde digitalisé où la mobilité devient le maître mot. Des études montrent que les organisations qui mettent l’accent sur le travail collaboratif innovent plus rapidement, voient les erreurs plus rapidement, trouvent de meilleures solutions aux problèmes et atteignent une productivité plus élevée.
L’amélioration du travail d’équipe vise à accroître la productivité et la performance au profit de l’organisation. Une des premières étapes est de transformer les temps d’échanges comme les réunions en s’appuyant sur l’intelligence collective. La mise en place de réunion collaborative permet la mutalisation des compétences afin d’atteindre un objectif commun : création d’un nouveau produit, amélioration de l’expérience client, …
Au delà de l’émergence de nouvelles idées, le travail collaboratif permet d’impliquer chacun et de responsabiliser ses collaborateurs.
On comprend ainsi aisément qu’encourager le travail d’équipe dans une organisation peut être un levier de croissance, mais si la communication, tous ces efforts seront vains.
Les avantages du travail collaboratif
Si vous vous demandez pourquoi encouragez le travail collaboratif, découvrez tous les avantages des plateformes collaboratives pour votre entreprise !
1. Travailler ensemble pour gagner en efficacité
La collaboration sur le lieu de travail permet aux entreprises de terminer des projets importants et de respecter efficacement des délais cruciaux. Avec plusieurs personnes travaillant sur un projet, optez dans un premier temps pour un brainstorming pour créer et partager ses idées. Par la suite, le travail peut être réparti de manière égale et efficace entre ceux qui ont le temps et l’expertise nécessaires pour gérer des tâches spécifiques. Cela réduit également considérablement le délai de livraison du projet. Souvent appelée stratégie « diviser pour mieux régner », elle consiste à faire équipe de plusieurs personnes, à répartir les tâches entre elles et à réaliser le projet en relativement moins de temps.
2. Gagner du temps
Le temps est essentiel dans toute industrie, et plus vous pouvez économiser, mieux c’est. Lorsque les employés collaborent entre eux, ils font gagner du temps à votre organisation en atteignant l’objectif final beaucoup plus rapidement. Le temps, c’est de l’argent, après tout, et plus vous pouvez économiser en adoptant des outils de collaboration, mieux c’est.
La digitalisation permet en effet de faire une centralisation et synchronisation sur la gestion de projets. Les données sont donc stockées sur une unique plateforme, à laquelle tous les membres de l’équipe ou du service concerné auront accès. Ensuite, les outils collaboratifs facilitent les échanges, ce qui permet d’avoir encore plus de rapidité. Enfin, la prise de décision sera plus facile.
3. Améliorer la productivité
Le travail collaboratif d’équipe encourage les personnes d’horizons et d’expériences différents à travailler ensemble et à s’entraider. Chaque utilisateur peut partager ses connaissances, ses talents et ses compétences au groupe. Ils proposent également de nouvelles idées qui aident à résoudre leurs problèmes difficiles, permettant à leurs projets de progresser.
La digitalisation permet en effet de faire une centralisation sur la gestion de projets. Les données sont donc stockées sur une unique plateforme, à laquelle tous les membres de l’équipe ou du service concerné auront accès. Ensuite, les outils collaboratifs facilitent les échanges, ce qui permet d’avoir encore plus de rapidité. Enfin, la prise de décision sera plus facile.
4. Disposer d’une plus grande flexibilité
Chaque projet a sa juste part de changements et de surprises. Le travail collaboratif permet plus de réactivité et de polyvalence en cas de changement soudain. Les collaborateurs voient donc ces changements comme des défis à relever.
Une chose qui est souvent négligée est l’importance de la technologie pour la collaboration moderne. Sans cela, collaborer avec des collègues de l’autre côté de la planète serait presque impossible. Les outils de collaboration en ligne peuvent être un peu intimidants au début, mais si vous avez déjà utilisé un réseau de médias sociaux, vous n’aurez probablement aucune difficulté à vous y plonger. Grâce à la facilité de communication, tous les membres de l’équipe peuvent œuvrer ensemble pour discuter des problèmes et des imprévus, et y apporter efficacement des solutions. Aussi, la flexibilité peut être géographique, car les membres d’une équipe peuvent travailler à distance via une plateforme collaborative, comme la solution Teams et ainsi ne pas avoir besoin de se regrouper.
Puisque la collaboration est aussi l’un des grands principes des méthodologies agiles et scrum, elle permet aux équipes d’être plus réactives et flexibles.
5. Améliorer le bien-être au travail
Le bien-être au travail est aujourd’hui primordial, car il permet au salarié de devenir plus productif. Le travail collaboratif est l’un des éléments qui favorise ce bien-être au travail, car il renforce l’implication du salarié et offre une meilleure ambiance. De cette manière, les talents et les compétences de chaque participant seront considérés et pourront échanger et partager.
La digitalisation permet en effet de faire une centralisation sur la gestion de projets. Les données sont donc stockées sur une unique plateforme, à laquelle tous les membres de l’équipe ou du service concerné auront accès. Ensuite, les outils collaboratifs facilitent les échanges, ce qui permet d’avoir encore plus de rapidité. Enfin, la prise de décision sera plus facile.
Quels sont les outils de travail collaboratif ?
Le travail collaboratif est facilité par la démocratisation d’outils numériques. Les échanges sont simplifiés et les documents sont plus facilement accessibles, ce qui permet de gagner du temps et d’être plus efficace, tout en optimisant la qualité du travail effectué.
Les outils de collaboration en ligne sont des applications, des logiciels ou des plates-formes qui aident les entreprises et leurs employés à rationaliser le processus de création et à travailler ensemble de manière plus efficace et efficiente.
Découvrez les meilleurs outils collaboratifs indispensables au travail d’équipe :
Les suites bureautiques
Outil de collaboration de base, les suites bureautiques sont incontournables. Pour favoriser la collaboration, ce sont des suites bureautiques cloud qui ont changé la donne !
Ainsi, vous pouvez retrouver vos outils classiques type Excel, Power Point, … où que vous soyez et depuis un simple navigateur internet.
Si on prend la suite Office 365 cloud, celle-ci offre aujourd’hui bien plus que de simples outils bureautiques mais aussi des applications de stockage en ligne, de réseaux sociaux d’entreprise, de gestion de projet, …
Les applications de partage de document
Il est aujourd’hui aisé d’envoyer des documents, même volumineux à distance avec des solutions comme we transfer.
Encore plus simple, OneDrive permet d’avoir un espace de stockage en ligne partagé, avec une gestion des droits d’accès. Ainsi, vos collaborateur peuvent accéder à leurs documents où qu’ils se trouvent et collaborer dessus.
Les outils de communication
Messagerie instantanée, visio-conférence, … de nombreux outils collaboratifs ont vu le jour pour simplifier la communication que vous soyez en télétravail ou en déplacement. On peut citer Teams ou encore Slack qui permettent d’entretenir une communication régulière et spontanée.
Il est à la fois possible de chatter en direct avec ses collègues mais aussi ses équipes projets, de passer un appel ou d’organiser une réunion à distance.
Les outils de gestion de projet
Afin de simplifier la gestion des tâche et de suivre facilement l’avancement d’un projet des outils collaboratifs tels Planner ou Trello se sont démocratisés.
Il devient ainsi aisée d’avoir une vue partagée sur l’avancement du projet, la réalisation des tâches, de mettre en place et de suivre des deadlines, d’attribuer des tâches, …
Simple d’utilisation, ces outils de gestion des tâches permettent d’impliquer l’ensemble de l’équipe. Ils permettent aux gestionnaires et aux employés d’attribuer des tâches, de mettre à jour les progrès, de rendre compte des résultats et d’améliorer généralement les flux de travail et la communication, tant en interne qu’en externe.
Pourquoi le travail collaboratif est essentiel aujourd’hui ?
Nombreux peuvent être les avantages tirés du travail collaboratif. La plupart de ces atouts découlent directement du développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC). La pandémie mondiale et les nouvelles technologies ont particulièrement accéléré le mouvement déjà entamée. Plus que jamais le travail est devenu collaboratif, de part l’éloignement des travailleurs, du nombre d’informations à traiter à l’ère du Big Data, et de l’émergence des nouvelles méthodes d’organisation déployées pour répondre à un besoin croissance de visibilité dans l’avancement des projets.
Le besoin de travailler en collaboration dans un monde de plus en plus solitaire se ressent en entreprise de plus en plus. Trouver la bonne solution collaborative n’est pas tâche facile. Entre Trello, Slack, ou encore des outils de partage tels que Google Drive… il est difficile de faire son choix et surtout de trouver la solution collaborative adaptée à vos besoins.
La montée du télétravail
Récemment, la pandémie de Covid-19 a radicalement bouleversé le système organisationnel de l’entreprise si bien que les entreprises doivent agir en conséquence et adopter de nouvelles méthodes de travail. Il n’est cependant pas envisageable d’abandonner les projets en cours et de mettre les activités en veille. Il s’agit néanmoins d’un moment opportun pour innover ses méthodes de travail et de trouver de nouveaux moyens de produire. Avec la possibilité de gérer des collaborateurs à distance, le travail collaboratif est aujourd’hui inséparable à l’entreprise et est essentiel pour la mise en place d’une « modern workplace ».
La nécessité de traiter un grand nombre de données
Généralement, une mauvaise gestion d’équipe se fait sentir dès que la charge de travail commence à s’alourdir. En effet, lors des traitements d’un grand nombre de données, il n’est juste plus question de répartir les tâches entre plusieurs individus d’un même groupe, mais de trouver un moyen pour que l’ensemble de l’équipe opère de la manière la plus organisée et la plus productive possible. Avec les outils de travail tels que le partage de fichiers, le stockage Cloud (avec Microsoft Azure) et d’autres plateformes de réunions collaboratives que proposent ces outils de travail, il est possible de maintenir une productivité élevée même pour un grand nombre de tâches à réaliser.
Le besoin d’organisation dans les projets
Le défi majeur que doit gérer un chef de projet est de s’assurer d’une bonne organisation de l’équipe. En effet, lors de la réalisation d’une tâche, aussi simple soit-elle, une organisation mal adaptée occasionne généralement un échec partiel, voire total d’un projet. Comme les solutions de travail collaboratif proposent toute une large gamme d’outils aussi divers que variés et accessibles depuis une plateforme unique, la modern workplace permet non seulement une efficience et une aisance au travail de chaque membre de l’équipe, mais permet aussi d’assurer le maintien de l’organisation interne de l’entreprise.
