Migration de messagerie : tout ce qu’il faut savoir

La migration de messagerie est un grand projet qui se planifie et que l’on doit préparer de façon suffisamment détaillée. Si elle offre de nombreux avantages qui seront mis en exergue dans cet article, il ne faut pas perdre de vue les contraintes inhérentes à la démarche. Ce qui est certain, le succès du projet sera à la hauteur de la qualité de sa préparation.

Pourquoi migrer sa messagerie ?

La migration de messagerie n’est pas un projet de tous les jours. Elle est généralement fondée sur une stratégie globale de l’entreprise. D’un autre côté, la migration de messagerie peut se révéler indispensable à la suite d’une opération de rachat de votre entreprise. C’est également le cas lors des fusions, des regroupements, des fins de contrats ou d’un déménagement réseau informatique. D’un autre côté, l’opération peut être rendue obligatoire par une démarche de mise en conformité avec une réglementation liée à la gestion du réseau informatique. Sur un autre plan, la migration de messagerie peut être motivée par un souci de nature sécuritaire. Peut-être que l’ancien outil présente des défaillances ou peut-être encore que d’autres outils plus modernes offrent des fonctionnalités supplémentaires et plus améliorées qui méritent d’être adoptées.

Quels avantages ?

Il s’agit d’une démarche à multiples avantages. Les premiers bénéfices de la migration de messagerie consistent à doter son entreprise de nouvelles fonctionnalités. Il s’agit, prioritairement d’outils de communications unifiées mais le plus souvent, aussi d’outils collaboratifs. Les visios, les mails, les chats, les téléphones ou la mobilité en général peuvent être cités en exemple, ici. La réalisation de la migration de messagerie peut également être une opportunité pour actualiser les fonctionnalités de son socle standard formé par l’email, les agendas et les contacts. Comme expliqué plus haut, l’on peut gagner de la migration de messagerie à se conformer à la réglementation ou à se mettre à jour sur le plan de la sécurité.

Quelles contraintes ?

Il est important d’évaluer le projet dans son ensemble avant de passer à l’étape de réalisation. Vous devez avoir une idée réaliste, précise et claire de l’existant. Qu’avez-vous, déjà ? De quoi avez-vous besoin ? En combien de temps pourrez-vous finaliser le projet et à quel coût ? Il est une évidence que votre équipe projet doit être constitué de tous les techniciens potentiellement utiles. Et pour cause, la migration de messagerie concerne, autant la technique que les usages, l’exploitation, l’évolution et l’accompagnement. De façon précise, cette phase d’analyse des besoins vous permet d’anticiper sur toutes les éventuelles contraintes techniques et financières.

Quelle solution de messagerie choisir ?

Nombreuses solutions de messagerie sont disponibles sur le marché. Cependant, Exchange Online se dégage du lot de ces services hébergés de par la particularité de ses fonctionnalités ; une messagerie à la fois efficace et performante. Elle est gage de sécurité (protection complète de vos emails contre les virus, les phishings, les spams, les malwares). Elle offre une possibilité de partage fluide des ressources. Sa compatibilité avec les environnements Apple, Microsoft, etc. constitue également l’un de ses traits distinctifs. Par ailleurs, Exchange Online est une solution de mobilité efficace avec la possibilité illimitée d’accès aux emails depuis n’importe quel support (tablettes, smartphones, ordinateurs portables et de bureau, etc.). Enfin, c’est la variété de ses fonctionnalités qui force l’attention : mails, carnets d’adresses, calendriers, gestion des messages vocaux, etc.
Enfin, Exchange Online est une messagerie dont les coûts sont prévisibles ; elle ne nécessite, d’ailleurs pas l’acquisition d’un serveur et les mises à jour sont automatiquement assurées par Microsoft.

Comment préparer son plan de migration ?

Certains aspects de la préparation du plan de migration ont été exposés plus haut. Il convient tout de même de les rappeler brièvement puis de les renchérir et de les compléter. Il faut, de prime abord procéder à l’identification du besoin métier ; il faudra aussi réaliser la cartographie du projet de migration (s’intéresser à la nature des données, leur volume, la complexité de l’environnement IT, etc.) et procéder à une sauvegarde.
Il faudra, ensuite préparer les données à la migration :
– Procéder à une analyse de la structure de vos données sources ;
– Faire une correction de l’architecture du stockage si cela est nécessaire ;
– Procéder à l’établissement des normes ;
– Décider des priorités et des normes de migration.
A ces différentes phases doivent se succéder le choix de l’outil et du prestataire adéquats pour votre migration de messagerie, la réalisation d’un test pilote, la mise en œuvre définitive du projet de migration des données et le contrôle du succès du projet.