Messagerie externalisée ou comment accélérer sa transformation digitale

Dans un marché ultra-compétitif au lendemain d’une prise de conscience de la primauté de la transformation digitale des entreprises, une entreprise doit pouvoir faire preuve d’une réactivité encore jamais rencontrée dans l’histoire de l’industrie. Pour y parvenir, des outils d’automatisation intelligente sont vitaux. Toutefois les prises de décision et interventions restent l’apanage du genre humain. À cet égard, la capacité de communiquer des informations précises et concises, répondant parfaitement à des situations très diverses rencontrées quotidiennement par les collaborateurs, est aussi essentielle. Les géants leader de l’industrie de l’informatique de gestion, redoublant d’imagination dans les innovations sur cloud, le savent bien. Pour cette raison, des systèmes de messagerie externalisées voient le jour. Quels sont-ils et en quoi répondent-ils à la nécessité pour l’entreprise d’accélérer sa transformation digitale ?

 

Pourquoi la messagerie externalisée ?

Les DSI de PME peuvent effectivement se poser la question : pourquoi utiliser une messagerie externalisée ?
Pour y répondre, plusieurs éléments concourent. Si faciliter la communication entre les départements de votre entreprise est une première raison qui vient naturellement à l’esprit, d’autres viennent rapidement la bousculer. On note, de manière récurrente :

  • Le besoin d’une approche systématique pour créer des espaces de communication spécifiques et pertinents en fonction de vos besoins;
  • La nécessité d’assurer au mieux le trio sécurité-intégrité-confidentialité des données;
  • La disponibilité de votre suivi de communication à tout instant, de n’importe où;
  • La délégation des taches relatives aux mises à jour assurant le fonctionnement opérationnel.

Messagerie différée comme messagerie instantanée doivent pouvoir être articulées de façon cohérente. Aussi, un système de catégories, de labels, de sous-boîtes et de canaux doit pouvoir être déployé facilement et répondre à un fonctionnement intuitif.
Afin d’être en accord avec les réglementations RGPD en vigueur, la solution logicielle doit par ailleurs pouvoir offrir la garantie que le système décrit précédemment soit entièrement sécurisé et que les informations qu’il traite ne puissent être frauduleusement consultées ou altérées.
Une entreprise ne peut être concurrentielle en 2020 que dès lors qu’elle a accès à ces informations depuis n’importe quelle plateforme matérielle n’importe quand.
Enfin, l’assurance d’une mise à jour constante du logiciel utilisé pour couvrir les nécessités présentées jusque-là représente une charge de travail conséquente.
Pour toutes ces raisons, une messagerie externalisée confiée un prestataire extérieur, à qui vous déléguerez toutes les taches nécessaires à assurer le maintien d’un tel cadre pour vos communications.

 

Outlook : la messagerie externalisée et ses bonnes pratiques natives à l’ère du cloud

Lorsque sonne l’heure du choix, se tourner vers un acteur majeur de l’industrie se justifie à de nombreux égards. Microsoft Outlook ayant fait ses preuves, il est raisonnable d’opter pour son service cloud.
Les deux raisons qui motive cette conclusion sont simples :

  • Un parfait respect du cahier des charges justifiant l’externalisation de votre messagerie;
  • Un coût tout à fait abordable.

Un autre point, de nature à justifier le recours à un prestataire informatique extérieur, peut par ailleurs être soulevé : l’inter-connectivité sécurisée d’Outlook (et, de manière générale, des produits Microsoft) à de nombreux autres logiciels.
En effet, choisir Outlook, c’est limiter les oublis et erreurs humaines relatives au partage de droits d’accès à des documents. C’est aussi assurer la cohérence de son emploi du temps, etc.

 

Voir plus loin qu’une messagerie externalisée : Office 365 pour faire mieux

Pour les PME dont le potentiel évolutif est important, des outils plus puissants, offrant une approche holistique, peuvent être préférés.
Dans la continuité de l’initiative d’Outlook, les PME exigeantes apprécieront Office 365 pour leur transformation digitale.
Avec cet outil phare, Microsoft offre la possibilité aux professionnels de tous horizons de travailler de n’importe où, n’importe quand.
Il s’agit, en l’occurrence, de pouvoir travailler avec plusieurs collaborateurs, simultanément sur un même document, en faisant appel aux logiciels bien connus de la suite du géant informatique Microsoft, à savoir :

  • Word;
  • Excel;
  • PowerPoint;
  • Outlook;
  • One Note;
  • Sharepoint;
  • Skype for Business;
  • Microsoft Teams;
  • Yammer.

La simultanéité et l’inter-connectivité sont ici les clefs d’un travail collaboratif de qualité répondant au même cahier des charges que celui que respecte Microsoft OutlooK.
Ainsi, partager les taches au sein d’une équipe dans le cadre d’un projet agile reste ici possible, même en télétravail.

 

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