SharePoint Office 365
Dans l’ère du travail numérique, centraliser l’information est devenu un enjeu stratégique pour la pérennité de toute organisation. Microsoft SharePoint s’impose comme la plateforme de collaboration de référence pour les entreprises souhaitant booster leur productivité. En tant qu’expert infogérant, nous accompagnons chaque client dans l’installation de cette solution basée sur le cloud Microsoft, garantissant une infrastructure fiable, intelligente et personnalisée.
de SharePoint Office 365
En Bref : Ce qu’il faut savoir sur Copilot Entreprise
Intégration native : Copilot est intégré directement dans vos logiciels quotidiens (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
Sécurité maximale : Vos données sont protégées par le chiffrement de Microsoft et ne sont jamais utilisées pour entraîner l’IA publique.
Automatisation intelligente : Rédaction d’e-mails, synthèse de réunions et analyse de données complexes en quelques secondes.
Disponibilité : Lancé officiellement en novembre 2023 (après une phase annoncée en octobre), il est accessible via un système de licence spécifique.
Qu'est-ce que Sharepoint Office 365 ?
SharePoint Online est une solution de gestion de contenu et de collaboration intégrée à la suite Microsoft. Contrairement à l’ancien SharePoint Server, cette version cloud permet de partager des connaissances et des ressources sans infrastructure physique lourde au sein de votre organisation. Découvrez qu’est ce que Sharepoint.
Quelle est la différence entre SharePoint et Microsoft 365 ?
La distinction est essentielle : Microsoft 365 est la suite logicielle complète (incluant Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint), tandis que SharePoint est une plateforme spécifique dédiée au stockage, à l’organisation et au partage de l’information. SharePoint Office agit comme le système de fichiers intelligent pour toute l’entreprise. Il est souvent le « cerveau » où OneDrive et Teams puisent leurs données.
Fonctionnalités clés de SharePoint pour la gestion et la collaboration
Pour optimiser la gestion avec SharePoint, il est crucial pour un utilisateur de maîtriser ses fonctionnalités clés :
| Fonctionnalité | Usage Professionnel | Bénéfice Client |
| Team Site | Espace de travail collaboratif dédié à un projet ou une équipe spécifique. | Améliore la collaboration en temps réel. |
| Gestion Documentaire | Stockage structuré (GED) avec métadonnées, mises à jour et versioning. | Recherche rapide et gestion de contenu fiable. |
| Flux de travail | Intégration native avec Microsoft Power Automate. | Productivité accrue par l’automatisation. |
| Sécurité et Conformité | Protection des données, gestion des droits et conformité RGPD. | Sécurité et conformité garantissant la sérénité. |
- Sites intranets : Créez des espaces pour partager infos et documents.
- Partage de documents : Centralisez et retrouvez vos fichiers clés.
- GED (Gestion Électronique des Documents) : Accédez rapidement aux informations via une gestion optimisée.
- Sécurité et accès : Protégez vos données avec une gestion avancée des droits.
- Workflows : Automatisez tâches et processus avec des outils sur mesure.
Comment SharePoint améliore-t-il la communication interne ?
Grâce au News Web Part, vous pouvez diffuser des informations essentielles (événements, nouveauté, modalité) directement sur la Home page de votre intranet. L’intégration de Viva Engage crée une véritable communauté au sein de l’entreprise, favorisant l’engagement des employés. La communication devient plus fluide, plus directe et moins dépendante des emails de masse..
Choisir SharePoint et ses nombreux avantages, c’est prendre une plateforme collaborative pour :
- Gardez votre équipe connectée avec un site d’équipe dédié, donnez les outils nécessaires pour créer ensemble et suivre facilement vos projets au sein d’une unique plateforme collaborative. Ajouter à cela les solutions de la suite Office 365 (PowerPoint, Word, Excel…) ou la messagerie Microsoft Teams.
- Où que vous soyez, partagez des documents, stockez et synchronisez votre contenu dans Office SharePoint pour donner accès à la bonne information.
SharePoint Office 365 peut aussi devenir votre intranet pour permettre à votre organisation de communiquer simplement avec l’ensemble de vos digital workers.
- 68 % des personnes indiquent ne pas disposer de suffisamment de temps de concentration ininterrompu au cours de leur journée de travail
- Découvrez comment améliorer votre qualité de travail grâce à Copilot
- Une journée dans la vie d’un dirigeant avec l’IA
Comment nous vous accompagnons dans votre projet SharePoint ?
Configuration SharePoint Office 365
Cadrage de votre projet SharePoint (définition des usages et ROI projet)
Définition du schéma directeur
Configuration et déploiement du portail (infrastructure, expérience utilisateur, développement)
Intégration au SI existant
Stratégie de sécurité
- Formation des utilisateurs
Administration et maintenance SharePoint
- Administration du SharePoint
Assistance utilisateurs
Gestion des licences utilisateurs
Possibilité d’hébergements
Evolutions
- Migration vers des versions plus récentes de SharePoint
Intranet
- Cadrage de votre projet SharePoint (définition des usages et ROI projet)
Définition du schéma directeur
Configuration et déploiement du portail (infrastructure, expérience utilisateur, développement)
Intégration au SI existant
Stratégie de sécurité
- Formation des utilisateurs
Découvrez en plus sur la configuration et la maintenance de SharePoint.
Vous souhaitez discuter de vos besoins en collaboration ?
Sharepoint - FAQ
Faire appel à nos spécialistes intégrateurs office 365, c’est :
- Travailler avec des experts certifiés Microsoft.
- Profiter de notre expérience et de nos meilleures pratiques.
- Tester votre portail grâce à un POC ou un environnement de test.
- Favoriser l’adoption d’un outil collaboratif performant.
- Optimiser la collaboration et l’efficacité au sein de votre entreprise avec une infrastructure fiable.
Faire un SharePoint permet d’avoir un environnement de travail favorable à la collaboration. Afin de créer un site :
- Sélectionnez + et ensuite créer un site sur la page d’accueil.
- Dans l’assistant : ici la distinction se fait entre un site d’équipe ou un site de communication.
- Entrez le nombre du site, sa description, image, langue par défaut…
- Le choix se porte sur le niveau de confidentialité pour les informations du site + indiquer si le groupe sera public ou privé.
- Dans le volet suivant, il faut entrer les administrateurs et les membres.
SharePoint vous permet de communiquer, collaborer, partager vos documents et les stocker.
Découvre le guide complet sur comment créer un SharePoint.
Pour utiliser un SharePoint, l’accès aux contenus doit vous être accordé. En effet, les autorisations aux fichiers constituent un élément important de SharePoint Office 365.
Dans un premier temps, il est nécessaire de comprendre le fonctionnement des autorisations, pour ensuite contrôler l’accès aux contenus.
Une fois que vous avez compris le fonctionnement des autorisations, vous pouvez à votre guise modifier et gérer les autorisations pour une liste ou une bibliothèque d’utilisateurs dans le SharePoint.
Il existe plusieurs fonctionnalités pour faciliter la collaboration pour chaque utilisateur.
En effet, la personne détentrice du document peut seulement rendre son document lisible sans pouvoir toucher au contenu de ce document. La fonctionnalité de demande d’accès permet à des personnes de demander l’accès à du contenu qu’elles n’ont actuellement pas l’autorisation de consulter. En tant que propriétaire de site, vous pouvez configurer la fonctionnalité de sorte à vous envoyer un message dès qu’une personne demande à accéder à un site. Vous pouvez alors choisir d’approuver ou de refuser sa demande. Si vous approuvez la demande, vous pouvez également définir le niveau spécifique d’autorisation que vous souhaitez attribuer à l’utilisateur.
Chaque utilisateur peut ensuite, avec les accès qui lui ont été fournis, collaborer, stocker leurs documents et partager les actualités de l’entreprise en interne.
La bonne question à se poser dans un premier temps est : entre OneDrive et SharePoint, quel outil de travail vais-je utiliser pour partager mes documents ?
La grande différence entre ces deux espaces collaboratifs réside dans la cible. En effet, pour l’outil OneDrive, il s’agit de tous les utilisateurs ayant envie d’enregistrer leurs documents. Pour cet outil, par défaut, c’est seulement accessible aux utilisateurs ayant mis les documents dans le OneDrive ou ayant un lien direct. Des accès peuvent être donnés aux membres d’une même équipe pour améliorer la collaboration.
Concernant l’outil de travail SharePoint Office 365, celui-ci permet d’enregistrer des documents appartenant à l’ensemble de l’entreprise ou à une équipe de l’entreprise. Sur cette plateforme collaborative, les documents enregistrés sont automatiquement partagés avec l’entreprise ou avec l’équipe. Cette plateforme sert également d’intranet pour partager les actualités de l’entreprise au reste des collaborateurs.
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