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Réunions à distance : nos 5 conseils pour les réussir

A l’ère du management à distance et du télétravail, il convient de maintenir le lien et de rester productif. En effet, nous sommes de plus en plus mobiles : home office, missions freelances, déplacements professionnels, … Dans ce contexte, communiquer avec ses collaborateurs, ses prestataires et clients devient un enjeu clé.

Cet enjeu est d’autant plus prégnant aujourd’hui avec la situation de confinement liée au Covid 19.

Ainsi, la solution de la réunion à distance s’impose. Mais comment faire de ce rituel une réussite ?

En tant que prestataire informatique depuis plus de 20 ans et accompagnant les PME dans leur transformation digitale, nous vous faisons part de notre expérience et vous donnons les 5 conseils suivants pour réussir vos réunions virtuelles.

 

 

Conseil numéro 1 : choisissez le bon outil pour vos réunions à distance

 

L’idéal est d’avoir un outil de réunion à distance permettant de répondre à vos besoins et de s’adapter à différentes situations :

  • Combien de personnes vont participer à votre réunion ?
  • Quelle en sera la durée ?
  • Est-ce une réunion interne ou externe ?
  • Souhaitez-vous pouvoir disposer de fonctionnalités supplémentaires d’animation : chat, surlignage d’éléments, … ?
  • Quel est votre débit internet ?
  • Souhaitez-vous enregistrer votre réunion ?
  • Avez-vous besoin de partager votre bureau pendant la réunion ?

En fonction de ces éléments de réponse, vous pourrez comparer les différentes solutions de réunion virtuelle.

L’outil Teams de Microsoft est particulièrement adapté. Simple d’utilisation, ergonomique et disposant de nombreuses fonctionnalités de collaboration, cet outil est particulièrement adapté aux réunions à distance. Un lien URL est transmis aux participants qui pourront se connecter qu’ils aient ou non l’application.

 

 

Conseil numéro 2 : préparer votre réunion en amont

 

Une fois l’outil choisi, il convient d’en préparer son contenu en amont. Comme une réunion classique, fixez la date et l’heure. Vous pouvez aussi déterminer si cette réunion sera seulement audio ou audio et vidéo.

N’oubliez pas de rappeler à tous les participants de choisir un lieu calme ou de couper leurs micros pour garantir une bonne qualité de son.

De votre côté, n’oubliez pas de vérifier votre arrière-plan, si vous ne souhaitez pas partager votre intérieur. Teams vous permet de flouter votre arrière-plan ou bien de choisir un arrière-plan neutre pour votre réunion virtuelle.

Vérifiez votre matériel : visio et audio. Les micros sont-ils bien ouverts ? La webcam fonctionne t’elle correctement ?

Enfin, si vous souhaitez partager des documents, n’hésitez pas à les envoyer en amont de la réunion.

 

 

Conseil numéro 3 : organiser sa réunion virtuelle en amont

 

Vous êtes à l’initiative de la réunion à distance ? Comme d’habitude, établissez une trame claire avec un ordre du jour.

Au début du call, n’hésitez pas à faire un tour de table et présenter les objectifs de la réunion. Cela permettra de mettre à l’aise les participants, de travailler plus facilement ensemble, même à distance, et d’avancer dans la même direction.

N’oubliez pas de distribuer un temps de parole à chaque participant.

Si vous souhaitez un compte rendu, désignez en amont la personne responsable des notes.

 

 

Conseil numéro 4 : favoriser l’interaction lors de la réunion à distance

 

Lors d’une réunion à distance, il est nécessaire de favoriser l’interaction et la collaboration afin d’obtenir des échanges conviviaux et productifs.

N’hésitez pas à créer une conversation sur le chat pour créer une ambiance de groupe en favorisant l’usage d’émoticônes.

Vous pouvez aussi réaliser des sondages en ligne, partager du contenu en live, …

 

 

Conseil numéro 5 : penser au post réunion

 

Contrairement à une réunion « en physique », vous ne pourrez pas débriefer de vive voix.

L’envoi d’un compte rendu sera donc un bon moyen de s’assurer que chaque participant aura bien saisi les principales idées et le plan d’action.

Vous évitez ainsi toute perte d’information et pourrez-vous référer à ce compte rendu en cas de besoin.

Profitez-en aussi pour faire le point sur votre outil de réunion virtuelle, votre usage et les points d’améliorations : débit trop lent, oublis de sujets à abordés, ….

 

 

Vous l’aurez compris, organiser une réunion à distance ne s’improvise pas !

La recette gagnante : une bonne utilisation des technologies, une bonne préparation en amont, des outils collaboratifs et interactifs, un ordre du jour établi et un compte rendu post réunion !

 

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