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La messagerie instantanée en entreprise est devenue un outil incontournable pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes. Elle permet aux employés de communiquer en temps réel, de partager des informations et des fichiers rapidement et facilement, et de résoudre les problèmes plus efficacement. Cela peut aider les entreprises à améliorer leur productivité, à réduire leurs coûts et à augmenter leur satisfaction des employés.
Il existe plusieurs outils de messagerie instantanée en entreprise disponibles, chacun offrant des fonctionnalités et des avantages différents. Certains outils sont conçus pour les équipes de travail de petite taille, tandis que d’autres sont adaptés aux grandes entreprises. Il y a des solutions propriétaires qui permettent une gestion centralisée et une sécurité renforcée, et des solutions open source qui permettent une plus grande flexibilité.
C'est quoi un outil de messagerie instantanée ?
Les outils de messagerie instantanée en entreprise ont évolué au fil des ans, passant des simples messageries instantanées à des plateformes de communication et de collaboration complètes. Ils incluent maintenant des fonctionnalités telles que la vidéoconférence, les appels audio, la partage de fichiers, la gestion de projets et les intégrations avec d’autres outils de productivité. Les outils de messagerie instantanée en entreprise peuvent également être utilisés pour gérer les relations avec les clients, les ventes et le support.
Il est important de noter que la messagerie instantanée en entreprise doit être utilisée de manière responsable et professionnelle. Les employés doivent être sensibilisés aux politiques de l’entreprise en matière de communication et de confidentialité, et il est essentiel de mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les données sensibles. Les entreprises doivent également s’assurer que leur solution de messagerie instantanée est conforme aux réglementations régionales et industrielles.
De nos jours, la messagerie instantanée en entreprise est devenue un outil clé pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes. Elle offre une variété d’avantages pour les entreprises, allant de l’augmentation de la productivité à la réduction des coûts. Il en existe de nombreuses : Teams, Slack, WhattsApp Business… Quelque soit votre choix, il est important de choisir une solution adaptée aux besoins de l’entreprise et de sensibiliser les employés aux politiques de communication et de sécurité.
Quels sont les avantages de la messagerie instantanée ?
La messagerie instantanée diffère de l’e-mail en plusieurs points. L’un de ces points est par exemple la récupération des messages. En clair, elle n’oblige pas le destinataire à accéder à une boîte de réception personnelle pour récupérer un message.
Pour une entreprise, l’utilisation d’une messagerie instantanée est forcément synonyme d’avantages. Ces avantages sont encore plus flagrants si la messagerie instantanée est faite avec les outils qu’il faut. Durant les différents confinements, l’une de ces messageries en entreprise s’est particulièrement démarquée, la solution Teams de Microsoft. Cette dernière s’intègre parfaitement à l’environnement Microsoft, composé de Microsoft 365, Office 365 et SharePoint.
L’utilisation de la messagerie instantanée en entreprise va notamment :
- Accroître l’efficacité de la communication sur le lieu de travail
- Réduire les interférences
- Et améliorer le service à la clientèle
Amélioration de la communication via messagerie instantanée
La messagerie instantanée améliore plus que jamais la communication sur le lieu de travail. Ceci grâce à sa capacité à garantir un contact permanent entre collègues les uns avec les autres. La messagerie instantanée est donc très utile pour la résolution des problèmes nécessitant une assistance.
Aussi, avec la messagerie instantanée le télétravail est désormais à la portée de toute entreprise. De ce fait, les collaborateurs d’une entreprise peuvent travailler à distance depuis tout emplacement et sur tout appareil.
Chez Microsoft, la messagerie instantanée, appelée Teams, fonctionne particulièrement bien avec le réseau social d’entreprise SharePoint. Ces deux outils facilitent la communication en entreprise grâce aux :
- Appels visioconférence
- Appels audioconférence
- Partages des données
- ...
Réduire les interruptions
En entreprise, la messagerie instantanée est une sérieuse alternative au téléphone, courrier électronique et aux visites personnelles. Elle réduit considérablement les interruptions que peuvent causer les appels téléphoniques, la lecture des courriers et les visites.
Ainsi, la messagerie réduit les interférences sur le lieu de travail. Elle permet aux travailleurs de communiquer entre eux tout en poursuivant leurs tâches courantes.
De plus Teams intègre nativement Microsoft 365, Sharepoint et Office 365. La messagerie instantanée de Microsoft réduit les pertes de temps dues aux interruptions. Ceci, grâce au fait qu’elle rassemble au même endroit les fonctionnalités importantes (Word, Excel, PowerPoint, courrier, appels…).
Assurer une meilleure rentabilité grâce à une messagerie instantanée
La messagerie instantanée Teams est une forme de communication rentable pour une entreprise. Ceci parce qu’elle permet aux entreprises de :
- Tenir des réunions
- Créer des présentations
- Envoyer et recevoir des demandes en ligne sans avoir à se déplacer vers d'autres bureaux
Aussi, la messagerie instantanée permet d’apporter des corrections aux documents et aux feuilles de calcul instantanément. Du coup, elle fait économiser sur les coûts d’impression et de distribution.
La messagerie instantanée de chez Microsoft intègre les outils les plus performants possibles. Elle garantit ainsi une forte rentabilité à tous ses utilisateurs. En clair, avec la solution Teams de Microsoft :
- Vous pourrez organiser des réunions
- PowerPoint vous servira à la création des présentations
- SharePoint vous facilitera le partage des documents
- Word et Excel vous permettront de créer des documents et des feuilles de calcul
- ...
Top 5 des meilleures messageries instantanées
Il existe de nombreux outils de messagerie instantanée disponibles sur le marché, chacun ayant ses propres avantages et inconvénients. Le choix de la meilleure messagerie instantanée dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise. Pour certaines entreprises, une solution comme Slack peut être la meilleure option en raison de sa facilité d’utilisation. Pour d’autres entreprises, Microsoft Teams peut être la meilleure option en raison de son intégration avec la suite Office 365 de Microsoft. Il existe également d’autres options comme Discord, Signal etc.
Lors du choix de sa messagerie instantanée, la sécurité est un facteur important à considérer avec des fonctionnalités de sécurité avancées telles que l’authentification à deux facteurs, la surveillance des activités et les contrôles d’accès pour protéger les données sensibles. De plus, il est également important de vérifier les fonctionnalités comme la gestion des utilisateurs, la gestion des projets, les intégrations avec d’autres outils, etc.
En un mot, il est important de prendre le temps de bien évaluer vos besoins et de considérer tous les facteurs importants avant de choisir la meilleure messagerie instantanée pour votre entreprise.
Slack
Slack est un outil de messagerie instantanée en entreprise qui a été conçu pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes. Il permet aux employés de discuter en temps réel, de partager des fichiers et des informations rapidement et facilement, et de résoudre les problèmes plus efficacement. Slack est devenu populaire car il offre une expérience utilisateur intuitive et une grande flexibilité. Il est disponible sous forme d’application pour ordinateurs de bureau et pour appareils mobiles, et peut également être intégré à d’autres outils tels que les services de stockage en ligne, les outils de productivité et les plates-formes de développement.
Slack est particulièrement utile pour les équipes distribuées, les entreprises en croissance et les entreprises qui ont besoin de communiquer efficacement avec des partenaires et des clients externes. Il permet de regrouper les conversations par canaux thématiques, ce qui facilite la recherche d’informations et la collaboration. Il propose également des fonctionnalités telles que les appels vidéo et audio, les sondages, les intégrations avec d’autres outils et une plateforme d’API pour les développeurs.
Les avantages de Slack :
- Améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes
- Permet d'être utilisé de manière intuitive et flexible
- Intégrations avec d'autres outils
- Sécurité renforcée
- Fournir une plateforme pour les développeurs pour créer des intégrations avec d'autres outils
Les inconvénients de Slack :
- Coûts élevés pour les utilisateurs avancés
- Limitations de stockage
- Fonctionnalités limitées pour les appels audio et vidéo (qualité & options avancées telles que la transcription automatique)
- Limitations de la recherche
Microsoft Teams
Microsoft Teams est un outil de messagerie instantanée en entreprise qui permet aux employés de communiquer, de collaborer et de partager des fichiers en temps réel. Il est conçu pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes, en offrant une variété de fonctionnalités telles que la messagerie instantanée, les appels audio et vidéo, les réunions en ligne, le partage d’écran et la gestion de projets. Il permet également aux utilisateurs de travailler sur des documents en temps réel, en utilisant des outils de productivité tels que Word, Excel et PowerPoint.
Teams est intégré à la suite Office 365 de Microsoft, ce qui permet aux utilisateurs de bénéficier de la puissance de ces outils de productivité tout en utilisant Teams. Il peut également être intégré à d’autres outils tels que SharePoint, OneNote et Planner, pour une expérience de collaboration encore plus complète. Il est particulièrement utile pour les entreprises qui cherchent à améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes, notamment les équipes distribuées et les équipes en croissance.
Les avantages de Teams :
- Améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes
- Faciliter la prise de décisions en temps réel
- Faciliter la gestion de projet
- Fournir une plateforme pour les développeurs pour créer des intégrations avec d'autres outils
- Intégration avec la suite Office 365
Les inconvénients de Teams :
- Coûts élevés pour les utilisateurs avancés
- Limitations de stockage
- Interface utilisateur complexe
- Limitations de la personnalisation
Jostle, la plateforme de discussion créée pour les grandes équipes
Jostle est une solution de messagerie instantanée en entreprise qui vise à améliorer la communication interne et la collaboration au sein des entreprises. Il permet aux employés de se connecter, de discuter et de partager des informations en utilisant des fonctionnalités telles que les messages instantanés, les forums de discussion et les calendriers partagés. Il est conçu pour être utilisé par les employés de tous les niveaux de l’entreprise, de la direction à l’équipe de terrain.
Les avantages de Jostle :
- Amélioration de la communication interne
- Collaboration facilitée (Jostle propose des fonctionnalités pour la collaboration, comme les forums de discussion et les calendriers partagés, qui permettent aux employés de travailler ensemble de manière efficace)
- Personnalisable
- Facilité d'utilisation
Les inconvénients de Jostle :
- Coûts élevés (peut être coûteux si besoin de fonctionnalités avancées telles que la gestion des utilisateurs, la sécurité renforcée et l'intégration avec d'autres outils)
- Limitations de stockage
- Faible intégration avec les outils de productivité (peut ne pas offrir une intégration avec les outils de productivité comme Microsoft Office ou Google Suite,)
- Limitations de la personnalisation
WhatsApp Business
WhatsApp Business est une version de l’application de messagerie instantanée populaire WhatsApp conçue spécifiquement pour les entreprises. Il permet aux entreprises de communiquer avec leurs clients de manière rapide et efficace, de partager des informations et des fichiers, et de gérer les interactions avec les clients. Il offre également des fonctionnalités telles que les catalogues de produits, les menus de service automatisés et les outils d’analyse pour aider les entreprises à comprendre les interactions avec leurs clients.
Les avantages de WhatsApp Business :
- Grande portée (WhatsApp est l'une des applications de messagerie les plus populaires au monde, avec des milliards d'utilisateurs)
- Communication en temps réel
- Intégration avec d'autres outils
- Facilité d'utilisation
- Fonctionnalités de marketing (les catalogues de produits, les menus de service automatisés et les outils d'analyse pour aider les entreprises à comprendre les interactions avec leurs clients)
Les inconvénients de WhatsApp Business :
- Limitations de sécurité
- Absence de fonctionnalités avancées ( ne possède pas les fonctionnalités avancées comme la gestion de projet, la gestion de l'équipe, la gestion des horaires,...).
- Limitations de la personnalisation
Discord
Discord est un outil de messagerie instantanée en ligne qui a été conçu pour les communautés en ligne, notamment les communautés de jeux vidéo. Il permet aux utilisateurs de discuter en temps réel, de partager des fichiers et des images, et de créer des salons de discussion pour les groupes de personnes intéressées par un sujet donné. Il est également utilisé pour organiser des événements en ligne, comme les réunions virtuelles et les webinaires.
Les avantages de Discord :
- Facilité d'utilisation
- Communiquer de façon efficace (que ce soit par la voix ou la vidéo)
- Intégration avec d'autres outils
- Sécurité renforcée
- Moteur de recherche efficace
Les inconvénients de Discord :
- Fonctionnalités limitées pour les entreprises ( conçu principalement pour les communautés en ligne, manque de la gestion des utilisateurs et la sécurité renforcée)
- Faible intégration avec les outils de productivité (ne pas offrir une intégration avec les outils de productivité comme Microsoft Office ou Google Suite)
- Absence de fonctionnalités de gestion de projet
- Absence de fonctionnalités de sécurité avancées
