Comment gérer ses tâches avec Outlook ?

Outlook est un outil idéal pour gérer des tâches, mais aussi des projets. Bien qu’il ne dispose pas de toutes les fonctionnalités d’un outil de planification lourd, il est tout à fait possible de définir un rappel ou une deadline et même d’assigner des tâches. Découvrez comment se passe la gestion des tâches dans Outlook dans une modern workplace.

Outlook, la solution pour vos projets et tâches

Outlook permet de gérer des projets de petites dimensions de manière simple et rapide. L’outil dispose d’un champ destiné aux tâches personnalisables qui sera le centre de la gestion de tâches dans Outlook. Il est également possible d’en assigner à un collaborateur et d’effectuer un suivi de chaque tâche via une date butoir. De plus, l’outil de gestion des tâches dans Outlook permet de définir le niveau de priorité d’une tâche, de la mettre à jour sur son avancée, et d’exporter l’ensemble du projet vers un autre outil de collaboration si celui-ci prend de l’ampleur par exemple.

Comment utiliser les fonctionnalités Outlook ?

L’outil de gestion des tâches dans Outlook permet de s’adapter à de nombreux cas d’utilisation. Voici les fonctionnalités principales qui composent un tel outil.

Personnalisez avec les champs dont vous avez besoin

Outlook permet d’ajouter ou de supprimer une tâche d’un simple clic. Cette capacité permet au projet d’être très dynamique pour la gestion des tâches dans Outlook. Il est également possible d’effectuer un suivi du temps de travail en ajoutant les paramètres de temps de travail réalisé et de temps de travail total. Le suivi peut aussi se faire de manière personnalisée avec un système de pourcentage de progression.

Pour la sélection d’un champ, il suffit de faire un clic droit sur une colonne afin de pouvoir sélectionner le sélecteur de champs. Il ne reste plus qu’à faire glisser ces champs dans la zone voulue afin de faciliter la gestion des tâches dans Outlook.

Assigner des tâches facilement

Dans le cas d’un travail avec un collaborateur sur un même projet, l’organisation est souvent plus délicate. L’outil de gestion des tâches dans Outlook permet d’assigner des tâches simplement. Pour cela, il suffit d’ouvrir une tâche et de sélectionner sur affecter une tâche. Il ne vous reste plus qu’à sélectionner la personne à qui vous souhaitez assigner la tâche. Pour cela, un clic sur le bouton “À” permet d’ouvrir la liste de contact afin que vous puissiez le sélectionner avant de cliquer sur “À” dans la fenêtre pour l’insérer.

L’outil de gestion des tâches dans Outlook enverra alors une notification à votre collaborateur afin de lui notifier qu’une nouvelle tâche lui est attribuée. Pour un digital worker, il sera également possible de réaliser un suivi des tâches d’équipe en intégrant des coches simples avec un espace pour noter le nom du responsable.

Configurer les rappels

Il est indispensable de maîtriser les rappels afin de ne pas passer à côté d’une action ou d’une tâche. L’outil de gestion des tâches dans Outlook permet de créer des rappels entièrement personnalisés. Vous pourrez sélectionner la date, l’heure, mais aussi quel son sera joué pour votre rappel. Il est ainsi possible d’identifier une tâche sans jeter un regard sur votre écran ou votre smartphone puisque vous saurez que la sonnerie correspond à cette tâche. L’utilisation des rappels peut également vous permettre de vous préparer à l’avance pour une présentation que vous devez réaliser en utilisant la solution Microsoft Teams par exemple, il suffira de le régler quelques dizaines de minutes avant l’heure initialement prévue. Tout cela grâce à l’outil de gestion des tâches dans Outlook.

Utilisation de la hiérarchisation et de la catégorisation

C’est un gros avantage de l’outil de gestion des tâches dans Outlook. Utiliser les priorités et les catégories permet de visualiser très rapidement les tâches importantes à traiter et celles qui peuvent attendre un peu plus. Cette fonctionnalité permet un gain de productivité énorme lorsqu’elle est utilisée à bon escient. Le tout est de savoir identifier quelle tâche est vraiment urgente.

Le visuel des tâches importantes sautera aux yeux, car celles-ci seront notifiées d’un gros point d’exclamation rouge par l’outil de gestion des tâches dans Outlook. Les tâches moins importantes auront quant à elle une flèche bleue qui pointe vers le bas afin de pouvoir faire un tri des différentes importances dès le premier coup d’œil. Il est tout à fait possible de personnaliser différents niveaux de priorité afin de créer plus de catégories de priorité et de diversifier votre hiérarchie.